Ini Dia Cara Membuat Project Management Plan yang Baik

Sebelum melangsungkan suatu acara atau proyek, sebagai Project Manager, kamu pasti harus mengetahui cara membuat project management plan agar semuanya bisa berjalan dengan teratur dan tidak ada detail kecil yang terlupakan.

Tapi ada kalanya kamu merasa bingung dan pusing dengan cara membuat perencanaan proyek. Kalau kamu merasa puyeng pas merancang project management plan, kamu bisa menelusuri artikel ini untuk mendapatkan cara praktis membuat project management plan!

Apa Itu Project Management Plan?

Project management plan atau rencana manajemen proyek adalah perencanaan detil yang dibuat sebelum proyek dimulai. Biasanya, project manager yang akan membuatnya terlebih dahulu.

Project management plan adalah salah satu gambaran yang bisa memperlihatkan bagaimana suatu proyek akan dilangsungkan, diperhatikan, dan diakhiri. Oleh karena itu, rencana ini perlu disetujui oleh stakeholder dan semua anggota tim.

Rancangan manajemen proyek berperan dalam memastikan kalau tiap langkah, waktu, perintilan kecil, dan sumber daya sudah terkalkulasi dengan baik. Project management plan adalah dasar dari pembuatan proyek dan akan terus dikembangkan atau ditambah seiring berjalannya persiapan serta eksekusi proyek.

Baca juga: Ini Dia Skill yang Harus Dimiliki Seorang Project Manager

Apa Saja yang Perlu Ada dalam Project Management Plan?

Membuat project management plan terdengar mudah, namun faktanya banyak hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatannya. Untuk memberimu pencerahan, berikut adalah beberapa langkah dalam cara membuat project management plan:

Tentukan Tujuan dan Hasil Akhir Proyek

Hal pertama yang perlu kamu lakukan dalam cara membuat project management plan adalah menentukan objective atau tujuan dan hasil akhir yang kamu inginkan dari proyek.

Misalnya, proyekmu adalah melangsungkan webinar tentang investasi untuk menambah brand awareness dari perusahaan, maka hasil akhir yang kamu inginkan adalah adanya peningkatkan klien yang ingin berkonsultasi soal investasi di perusahaanmu.

Cari Tahu Cakupan Proyek

Cakupan proyek meliputi apa-apa saja yang harus dan tidak boleh dilakukan. Biasanya cakupan proyek merupakan turunan dari tujuan besar proyekmu. Dalam cara membuat management plan, cakupan proyek tak kalah penting dengan tujuan besar proyek.

Untuk menentukan cakupan proyek,Kamu tinggal memecah tujuan besarmu menjadi target-target kecil yang perlu dicapai dan mengatur mana target yang harus diprioritaskan terlebih dahulu.

Saat membuat cakupan proyek, kamu juga perlu memastikan kalau tiap target tidak keluar dari tujuan proyek dan bisa dilakukan secara realistis.

Kenali Stakeholder

Sumber: mwitt1337 di Pixabay

Atur pertemuan dengan stakeholder atau orang-orang penting yang berperan dalam pengambilan keputusan. Stakeholder bisa berupa klien, atasan, sponsor, ataupun pihak ketiga di luar perusahaan.

Kamu harus memahami apa yang mereka inginkan dan mencari tahu apakah project management plan yang kamu buat sudah sesuai dengan ekspektasi mereka. Beritahukan project management plan secara rinci dan jelas kepada para stakeholders.

Atur Sumber Daya untuk Proyek

Cari tahu alat atau materi apa yang kamu perlukan untuk proyekmu secara rinci, contohnya kamu butuh 100 kursi dan satu proyektor.

Sumber daya tidak hanya materi dan alat, tapi juga manusia. Untuk menyelenggarakan sebuah proyek, kamu butuh banyak anggota tim yang kompeten dalam bidangnya masing-masing. Misalnya, kamu butuh tim pencari sponsor dan tim marketing.

Bagi Tugas ke Tiap Anggota Tim

Setelah menetapkan anggota-anggota tim yang dibutuhkan, saatnya kamu membagi tugas ke tiap orang sesuai dengan kemampuan dan keahlian masing-masing. Satu orang bisa saja menangani lebih dari satu tugas. Semuanya tergantung dari kapabilitas, keahlian anggota tim, dan bagaimana kamu membagi pekerjaannya. 

Yang terpenting dari langkah ini ialah job description yang jelas agar tidak ada miskomunikasi. Kalau perlu, kamu bisa membuat communication plan yang memuat timeline rencana seberapa intens komunikasi yang akan dilakukan dalam periode waktu tertentu, channel komunikasi, topik pembahasan, dan lain-lain.

Hitung Biaya dan Waktu yang Diperlukan

Cara membuat project management plan selanjutnya adalah menentukan biaya dan waktu yang diperlukan. Saat membuat rencana manajemen proyek, kamu sudah harus menghitung anggaran yang dibutuhkan dan biaya yang kira-kira akan dikeluarkan. Selain budget, kamu juga perlu menetapkan durasi atau waktu yang dibutuhkan untuk persiapan, eksekusi, dan penutupan proyek.

Buat Jadwal

Tanpa jadwal yang teratur dan rinci, proyek akan jadi berantakan. Oleh karena itu, jadwal merupakan sesuatu yang penting dalam project management plan.

Jadwal ini meliputi waktu atau durasi aktivitas dalam proyek, deadline tugas masing-masing anggota tim, dan informasi tambahan lainnya yang krusial. Pastikan tiap anggota tim bisa mencapai tenggat waktu yang diberikan.

Identifikasi Masalah yang Bisa Terjadi

Meskipun kamu tidak tahu secara pasti apa yang akan terjadi saat hari-H, tapi kamu masih bisa menuliskan apa-apa saja masalah atau kejadian tidak terduga yang bisa muncul saat pelaksanaan proyek. Setelahnya, cari solusi untuk mengantisipasi tiap masalah tersebut.

Jangan Lupa Buat Backup Plan

Persiapan yang maksimal dapat mengurangi risiko gagalnya proyek, tapi ada kalanya muncul sesuatu yang tak terduga atau tidak diperhitungkan sebelumnya. Oleh karena itu, kamu harus selalu punya backup plan atau rencana cadangan sebagai rompi penyelamat ketika rencana awal tidak bisa digunakan lagi.

Tentukan Tolak Ukur untuk Performa Proyek

Ketika membuat project management plan, kamu juga perlu memikirkan tolak ukur atau milestone yang bisa memperlihatkan apakah proyekmu sudah berlangsung dengan baik atau tidak selama eksekusi. Nantinya, performa dan hasil akhir proyek bisa dievaluasi berdasarkan tolak ukur tersebut.

Contoh, proyekmu adalah event live music, maka salah satu tolak ukurmu adalah di hari pertama event setidaknya harus ada 500 orang yang datang.

Komunikasikan Project Management Plan

Jika rencana manajemen proyek sudah rampung, kamu perlu mengadakan pertemuan untuk memastikan kalau stakeholder dan rekan-rekan kerjamu paham soal persiapan dan eksekusi proyek secara jelas. Ini juga untuk menghindari miskomunikasi antar penyelenggara proyek.

Baca juga: Mau Jadi Project Manager? Kenali Apa Itu Sertifikasi Project Management Ready

Apa Saja Contoh Penerapan Project Management Plan?

Cara membuat project management plan tergantung dari jenis atau contohnya. Ada berbagai macam contoh aplikasi project management plan yang bisa dibuat, tergantung dari jenis proyek yang akan dikerjakan, seperti:

Project Management Plan Sederhana

Biasanya, saat ingin menginformasikan proyek ke stakeholders, kamu bisa membuat project management plan yang sederhana dengan informasi tentang proyek yang jelas.

Project Management Plan Komersial

Contoh aplikasi dari project management plan berikutnya adalah untuk tujuan komersial. Pastikan rancangan proyek memiliki banyak visual, mudah dibaca, dan memiliki layout yang unik.

Selain itu, buat project management plan yang mudah untuk diubah karena bisa jadi kamu perlu menyesuaikan rencana manajemen proyekmu dengan keinginan stakeholder.

Project Management Plan untuk Konstruksi

Salah satu contoh penerapan dari project management plan adalah untuk proyek pembangunan. Supaya bisa menang tender, kamu perlu membuat rencana manajemen proyek yang rinci, seperti perhitungan biaya dan cakupan dari proyek.

Baca juga: Apa Pentingnya Pelatihan dan Sertifikasi Project Management?

Project Management Plan untuk Memperlancar Komunikasi

Ternyata, contoh lain dari aplikasi project management plan adalah untuk melancarkan komunikasi antar tim maupun stakeholder.

Saat membuat project management plan, kamu perlu mencari tahu apa-apa saja yang dapat dilakukan untuk memperlancarkan komunikasi untuk menghasilkan keputusan yang tepat serta hal-hal yang perlu dihindari atau berpotensi menimbulkan miskomunikasi.

Selain itu, kamu juga harus mencari solusi untuk mengantisipasi masalah-masalah yang mungkin terjadi.

Bagaimana Cara Menjadi Project Manager yang Ahli?

Project management plan adalah sesuatu yang penting untuk dilakukan sebelum memulai sebuah proyek. Untuk merancang rencana manajemen proyek yang baik, dibutuhkan project manager  yang andal. Kabar baiknya, kamu tidak memerlukan pendidikan yang formal untuk dapat menjadi project manager yang ahli. Ada banyak cara yang bisa kamu lakukan untuk, seperti sertifikasi PMI Project Management Ready di MyEduSolve!

Baca juga: Mengenal Lebih Jauh Profesi Project Manager

Melalui sertifikasi ini, kamu bisa mengembangkan kemampuan cara membuat project management dan memvalidasi skill tersebut melalui ujian sertifikasi yang berskala internasional.

Demikian cara membuat project management plan yang bisa kamu terapkan. Setidaknya, saat ini kamu sudah tahu komponen apa saja yang perlu kamu pikirkan dan putuskan sebelum mengeksekusi project-mu! Ingin tahu informasi lebih lanjut mengenai sertifikasi Project Management Ready? Langsung cek di situs web MyEduSolve!

Referensi:

Bonnie, E. (2018). Project Management Basics: 6 Steps to a Foolproof Project Plan. Wrike. Diakses pada 3 Desember 2021.

Ciccarelli, D. How to Create a Project Management Plan (Step by Step). Go Skills. Diakses pada 3 Desember 2021.

Joubert, S. (2021). How to Develop a Project Management Plan: 12 Steps to Success. Northeastern University Graduate Programs. Diakses pada 3 Desember 2021.

Kissflow. How to Create a Project Management Plan Online - 9 Simple Steps. Diaskes pada 3 Desember 2021.

Nediger, M. (2020). How to Write a Comprehensive Project Management Plan [+Examples]. Venngage. Diakses pada 3 Desember 2021.