Contoh Offering Letter dan Cara Membalasnya Dengan Tepat!

Ketika kamu sudah dinyatakan lolos tahap interview kerja, kamu akan dipanggil oleh pihak HRD perusahaan untuk mendiskusikan offering letter atau penawaran kerja. Artinya kamu tinggal menempuh satu tahap lagi untuk bisa resmi bekerja di suatu perusahaan.

Untuk kamu yang masih fresh graduate, mungkin belum terlalu paham soal offering letter, karena tahap ini sangat krusial dan mempengaruhi masa depan kamu di perusahaan. Kira-kira apa itu offering letter?

Lalu, bagaimana cara membalasnya? Kamu bisa temukan jawabannya melalui artikel berikut.

Offering Letter

Offering letter harus dibaca oleh calon karyawan dengan cermat agar tidak ada kesalahpahaman di masa depan antara perusahaan dan karyawan. Memangnya apa saja isi dari offering letter? Berikut penjabarannya.

1. Posisi jabatan yang akan diisi.

2. Status karyawan yang meliputi karyawan tetap (full time), karyawan paruh waktu (part time), karyawan kontrak, dan karyawan lepas (freelance).

3. Sistem penggajian dan uraian lengkap upah yang diterima (jumlah gaji pokok, jumlah potongan, pajak, asuransi, uang lembur).

4. Kompensasi, fasilitas, keuntungan, dan bonus insentif yang diperoleh selama bekerja.

5. Ketentuan libur, cuti, dan sistem pengajuan cuti.

6. Tanggal mulai bekerja dan tanggal akhir periode kerja (pada sistem kerja kontrak).

Pada bagian akhir surat offering letter biasanya dicantumkan dua kolom tanda tangan sebagai penanda persetujuan yang sah dari calon karyawan. Lalu, di sisi lainnya kolom tanda tangan dari perwakilan HRD sebagai pihak yang mengetahui.

Baca juga: Contoh Surat Pengunduran Diri, Dan Cara Membuatnya Sebelum Resign

Apa Perbedaan Antara Offering Letter dengan Kontrak Kerja?

Banyak orang mengira jika offering letter sama dengan kontrak kerja. Padahal keduanya berbeda. Apa yang membedakan offering letter dengan kontrak kerja? Yuk, simak jawaban berikut.

1. Pengikatan Hukum

Apabila dilihat dari segi legalitas hukum keduanya berbeda. Offering letter tidak terikat dengan hukum karena sifatnya masih berupa penawaran sehingga kamu bisa menegosiasikan dengan HRD jika merasa ada ketentuan yang kurang cocok. Sementara itu, kontrak kerja adalah perjanjian yang dilegalkan secara hukum. Kamu sebagai calon karyawan harus mematuhi aturan yang berlaku dan biasanya jika melanggar akan diminta membayar penalti.

2. Status

Pada offering letter, perusahaan hanya menawarkan posisi jabatan dan statusnya saja. Jadi, kamu tidak diberitahu lebih detail tentang jabatan yang akan kamu isi. Sebaliknya, dalam kontrak kerja, posisi pekerjaan akan dijelaskan lebih lengkap. Mulai dari jabatan, lingkup kerja, dan status kerja.

3. Alur Pemutusan Kerja

Offering letter tidak menyertakan alur pemutusan kerja karena sifatnya hanya sebatas penawaran. Jadi informasi yang akan dimuat lebih kepada tanggal masuk kerja dan tanggal terakhir bekerja jika status karyawan yang ditawarkan kontrak. Di sisi lain, kontrak kerja akan memuat alur pemutusan kerja bagi karyawan yang ingin mencari kesempatan di perusahaan lain.

Baca juga: Contoh Body Email Lamaran Kerja, Struktur dan Cara Menulisnya!

Contoh Offering Letter

Setiap perusahaan memiliki cara yang berbeda dalam mengirim offering letter. Ada perusahaan yang mengirimkan secara online lewat e-mail maupun aplikasi WhatsApp. Namun, ada perusahaan yang memberikan offering letter secara langsung pada kandidat dan cara ini terkesan lebih formal.

Format offering letter yang dicetak atau yang dikirim online sebetulnya tidak jauh berbeda, tetapi ada sedikit penyesuaian. Berikut contoh offering letter yang dikirim online maupun dicetak.

1. Contoh Offering Letter Formal

Nomor Surat: 001/SPK/III/2021

Perihal       : Penawaran Kerja

Lampiran   : 1 lembar

Kepada

Saudari Putri Fatimah

Bandung

Dengan hormat,

Dengan surat ini saya selaku perwakilan dari PT. Sejahtera ingin mengajukan penawaran kerja kepada Saudari Putri Fatimah. Perusahaan kami bergerak di bidang farmasi yang  telah berdiri sejak tahun 2006. Perusahaan kamu sudah berpengalaman bertahun-tahun di bidang farmasi dan memiliki keunggulan dalam memproduksi obat-obatan berkualitas dan distribusinya sudah meluas di seluruh Indonesia.

Oleh karena itu, saya ingin menawarkan Saudari Putri Fatimah untuk mengisi posisi Manager Distributor di kantor cabang Bandung dengan status sebagai karyawan tetap. Saudari Putri Fatimah akan mengikuti masa probation selama tiga bulan dengan masa kerja dimulai dari bulan Mei 2021. Beberapa keuntungan yang akan Saudari dapatkan meliputi: BPJS ketenagakerjaan, tunjangan transportasi, tunjangan makan siang, dan upah lembur.

Demikian surat penawaran kerja yang saya sampaikan kepada Saudari. Jika Saudari tertarik untuk mengikuti proses perekrutan kerja di perusahaan kami, silakan langsung mengirim CV dan surat lamaran kerja ke kantor kami di Jl. Jendral Sudirman No. 99, Bandung. Atas perhatian Saudari, saya ucapkan terima kasih.

                                                                                                    Hormat saya,

                                                                                                      Raka Aditia

                                                                                           Human Resource Manager

2. Contoh Offering Letter via E-Mail

Yth. Putri Fatimah

Dengan hormat, saya selaku Manajer HRD di PT. Sejahtera ingin menawarkan posisi Manager Distributor di PT. Sejahtera dengan rincian sebagai berikut:

Nama : Putri Fatimah

Posisi : Manager Distributor – Full Time

Keuntungan yang akan didapatkan adalah BPJS ketenagakerjaan, tunjangan transportasi, tunjangan makan siang, dan upah lembur. Total gaji yang diperoleh belum termasuk potongan pajak dan iuran asuransi.

Jika Saudari menerima penawaran pekerjaan ini, Saudari akan mengikuti masa probation terlebih dulu selama tiga bulan yang dimulai dari 3 Maret 2021. Saya lampirkan dokumen yang bisa langsung ditandatangani sebagai persetujuan. Jika terdapat informasi yang ingin ditanyakan, silakan hubungi saya melalui e-mail [email protected]. Saya tunggu konfirmasinya.

Salam hormat,

Raka Aditia

Human Resource Manager 

Cara Membalas Offering Letter

Kalau kamu tertarik pada surat penawaran kerja yang dikirim padamu, kamu sebisa mungkin langsung memberikan respon agar kesempatan yang diberikan padamu tidak dilempar pada pihak lain, karena kamu dianggap tidak berminat pada penawaran tersebut. Di bawah ini akan diberikan contoh untuk membalas offering letter secara profesional. Simak baik-baik untuk kamu yang masih fresh graduate!

Baca juga: Belum Dapat Kerjaan? Ini 12 Alasan Kamu Tidak Diterima Kerja!

 Yth. Human Resource Manager Raka Aditia

Sebelumnya saya ingin mengucapkan terima kasih atas tawaran pekerjaan untuk posisi Manager Distributor di PT. Sejahtera. Selain itu, saya juga ingin mengucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan Bapak untuk menawarkan kesempatan tersebut pada saya untuk menjadi bagian dari PT. Sejahtera.

Setelah melakukan banyak pertimbangan, saya memutuskan untuk menerima tawaran pekerjaan tersebut. Saya bisa mulai bekerja sesuai tanggal yang ditentukan dan dengan senang hati ingin sesegera mungkin berkontribusi positif pada perusahaan. Namun, saya masih ingin menegosiasikan terkait gaji dan tunjangan yang saya terima karena tidak tercantum jelas di surat penawaran kerja.

Sekali lagu, terima kasih atas penawaran kerja dari Bapak dan saya tidak sabar bergabung dengan PT. Sejahtera.

Hormat saya,

Putri Fatimah

[email protected]

08888777666

Itu dia penjelasan mengenai apa itu offering letter yang perlu kamu ketahui. Kalau kamu fresh graduate dan masih berjuang mendapatkan pekerjaan, kamu bisa konsultasi seputar karir dengan HRD profesional secara gratis melalui fitur #TalkToDIAN dari MyEduSolve. Yuk, segera cobain!