Pengertian Data Entry, Tugas, dan Tanggung Jawabnya!

Jika kamu setiap hari menelusuri portal lowongan kerja, mungkin kamu sudah sering menjumpai lowongan kerja untuk posisi data entry. Data entry adalah salah satu bidang pekerjaan yang sedang dibutuhkan banyak perusahaan.

Tidak heran jika lowongan data entry memang hampir selalu dibuka setiap tahunnya. Kalau kamu ingin memahami lebih dalam terkait data entry, yuk baca rangkuman artikel berikut ini.

Pengertian Data Entry

Data entry merupakan suatu pekerjaan yang berperan dalam melakukan verifikasi, mengedit, atau menambahkan data kemudian memindahkannya ke dalam format dokumen elektronik.

Selain itu, data entry juga sering berperan sebagai notulen rapat, menginput data mentah ke database, serta mengubah dan memasukkan data penjualan ke dalam format elektronik.

Jadi, pekerjaan data entry akan berkutat pada berbagai jenis data elektronik dan tools profesional untuk memasukkan hingga mengedit data. Industri yang merekrut data entry kebanyakan berasal dari industri ritel, keuangan, IT, pelayanan kesehatan, pabrik, hingga pertambangan.

Namun, perusahaan memberikan sistem gaji yang sedikit berbeda pada karyawan entry data dibandingkan dengan karyawan lainnya. 

Umumnya perusahaan akan memberikan upah ke karyawan data entry berdasarkan banyak proyek yang dikerjakan.Akan tetapi, ada juga yang dibayar berdasarkan jumlah jam kerja atau dari jumlah kata yang diketik.

Menariknya, jika kamu ingin memperoleh gaji tinggi sebagai data entry, kamu harus punya keahlian mengetik cepat karena biasanya tingkat pembayaran ditentukan dari kecepatan mengetik.

Beberapa jabatan pekerjaan yang tergolong ke dalam data entry adalah juru ketik (typist), penyusunan kode (coder), pembuat transkrip (transcriber), melabeli data (data tagging), anotasi data (data annotation), mengumpulkan dan merekam data (data capture), membersihkan data (data cleaning), pengolah kata (word processor), dan penyunting (proofreader).

Baca juga: Pahami Profesi Data Analyst, Tanggung Jawab, Serta Besaran Gajinya!

Tugas dan Tanggung Jawab Data Entry

Mungkin kamu berpikir jika data entry pekerjaan yang mudah. Namun jangan salah, pekerjaan satu ini juga memikul tanggung jawab besar. Sebab, mereka menginput dan mengedit data-data perusahaan. Mulai dari data-data mentah hingga data yang bersifat rahasia. Oleh karena itu, seorang data entry harus memiliki integritas tinggi dan bisa menjaga rahasia.

Kalau kamu tertarik dan berkeinginan mengejar karir sebagai data entry, kamu wajib tahu dulu tugas dan tanggung jawabnya. Berikut ini deretan tugas dan tanggung jawab dari data entry secara umum:

1. Memasukkan data baik dalam bentuk statistik ataupun kode.

2. Mengetik manuskrip.

3. Memeriksa dan mengedit data.

4. Memindahkan data dari format teks ke format digital.

5. Menangani pertanyaan pelanggan.

6. Mengerjakan lembar Excel dengan data dalam volume besar.

7. Mengoperasikan berbagai macam perangkat perkantoran seperti komputer, printer, dan fotokopi.

8. Memindahkan data hasil riset dan observasi.

9. Menyiapkan laporan.

10. Menjawab telepon.

11. Memasukkan data-data pelanggan.

12. Menyiapkan, menyortir, dan mengedit dokumen sebelum memasukkan data ke dalam database.

13. Merancang cadangan data sebagai bentuk sistem kontingensi.

14. Melakukan pencatatan dan pengelolaan dokumen perusahaan.

15. Mengurus invoice pembayaran serta mengatur inventaris perusahaan.

Baca juga: Cara Mailing Excel ke Word agar Input Data Tidak Ribet

Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Bekerja sebagai Data Entry

Pekerjaan data entry sifatnya sangat administratif, sehingga memerlukan orang yang teliti, cekatan, dan komunikatif. Untuk bisa mengisi posisi ini, kamu perlu menguasai beberapa keterampilan. Yuk, ketahui apa saja keterampilan yang dibutuhkan sebagai data entry.

1. Menguasai Komputer

Data entry akan sering diminta mengubah data fisik menjadi data digital. Belum lagi jika terdapat kesalahan data, karyawan data entry perlu mengeditnya dan benar-benar memastikan tidak ada kesalahan sampai dimasukkan ke database.

Maka dari itu, salah satu skill yang wajib dimiliki adalah penguasaan pada teknologi komputer, minimal menguasai Microsoft Excel dan Microsoft Word. Di samping itu, pada kondisi tertentu kadang-kadang data entry akan diminta memindai dan mencetak data. Jadi, kamu juga perlu belajar cara mengoperasikan mesin scanner dan printer.

2. Bahasa dan Linguistik

Job desk seorang data entry adalah memastikan jika data yang dimasukkan ke database sudah benar agar selanjutnya data mentah tersebut dapat diolah oleh data analyst. Proses kerja data entry mulai dari memindai data, memeriksa data, mengedit data, dan memindahkan data.

Untuk bisa mengerjakan serangkaian pekerjaan tersebut dengan baik, seorang data entry perlu menguasai keterampilan bahasa dan linguistik. Tujuannya demi mengurangi risiko kesalahan saat membaca, menulis, dan menyunting data.

3. Mengetik dengan Cepat dan Teliti

Kecepatan mengetik sangat penting dimiliki jika kamu ingin bekerja sebagai data entry. Sebab, kalau kamu tidak dapat mengetik dengan cepat, kamu akan kesulitan memasukkan data.

Akan tetapi, selain mengetik dengan cepat, kamu juga membutuhkan ketelitian saat memasukkan data untuk meminimalisir kesalahan.

4. Komunikasi

Keterampilan berkomunikasi dibutuhkan di semua pekerjaan, karena dalam bekerja pastinya kamu menjalin komunikasi dengan rekan kerja ataupun atasan. Bila kamu tak mampu berkomunikasi dengan baik, pekerjaanmu tidak akan berjalan lancar dan optimal.

Baca juga: Data Science, Profesi yang Paling Dicari di Tahun Abad-21

Jenis-Jenis Pekerjaan Data Entry

Cakupan pekerjaan data entry cukup luas dan bercabang ke dalam beberapa posisi. Berikut posisi pekerjaan di bidang data entry yang bisa kamu lamar.

1. Asisten Virtual

Kalau kamu mengidamkan pekerjaan yang bisa dikerjakan dari rumah, mungkin kamu bisa mencoba bekerja sebagai asisten virtual. Nantinya kamu akan bertanggung jawab mengatur jadwal rapat, jadwal pertemuan dengan klien, membalas pesan, dan menjawab telepon.

2. Data Entry Staff

Petugas data entry memiliki tugas dan tanggung jawab mengambil data milik perusahaan. Lalu, mengedit dan merapikannya sebelum memasukkannya ke dalam sistem database dengan format yang sesuai.

3. Transcriptionist

Transcriptionist adalah pekerjaan profesional yang bertugas mengubah dokumen dalam format audio menjadi dokumen teks. Mereka umumnya merangkum informasi-informasi yang disampaikan dalam sebuah interview, podcast, berita, webinar, hingga acara TV ke dalam bentuk laporan teks.

4. Proofreader

Selanjutnya ada proofreader yang mempunyai tugas mengoreksi kesalahan tata bahasa dan tanda baca pada suatu naskah. Biasanya proofreader diminta memeriksa konten sebuah naskah dan memeriksa keakuratannya. Oleh karena itu, untuk menjadi proofreader tidak hanya membutuhkan ketelitian saja, tetapi juga menguasai keterampilan bahasa dan paham terminologi industri.

Jadi, data entry adalah pekerjaan administratif yang dibutuhkan perusahaan untuk menunjang produktivitas mereka. Untungnya lowongan data entry hampir dibuka setiap tahun sehingga peluangmu terbuka lebar. Kalau kamu tertarik berkarir di bidang ini, pastikan sudah menguasai Microsoft Excel. Yuk, persiapkan dirimu dengan ikut kelas sertifikasi Microsoft Excel Associate. Info lebih lanjut, cek halaman MyEduSolve!

Sumber:

Data Entry Jobs: A Complete Guide https://www.indeed.com/career-advice/finding-a-job/data-entry (Diakses Juli 2024)

What is Data Entry? A Beginner's Guide to Data Entry in 2024 https://www.shiksha.com/online-courses/what-is-data-entry-st453-tg509 (Diakses Juli 2024)