Cara Mailing Excel ke Word agar Input Data Tidak Ribet

Fitur mail merge memudahkan kamu dalam memasukkan data Excel ke dokumen di Word. Pekerjaanmu jadi lebih efisien sebab kamu tidak perlu menulis ulang data di Word satu per satu. Kalau kamu belum paham caranya, kali ini MyEduSolve akan membahas cara mailing Excel ke Word secara lengkap di artikel ini.

Berkenalan dengan Fitur Mail Merge

Fitur mail merge di Microsoft Word atau Excel berguna untuk membuat banyak tulisan dalam format yang sama. Berkat kehadiran mail merge, kamu bisa memasukkan data di Word secara cepat dan praktis tanpa harus menulisnya satu-satu. Misalnya, kamu hendak membuat undangan rapat untuk karyawan kantor di Word. Kamu sudah punya data nama dan alamat mereka di Excel. Fitur mail merge ini memudahkanmu memasukkan informasi identitas karyawan tersebut di surat undangan, meski kedua file tersebut memiliki format yang berbeda. Apapun jenis pekerjaanmu, semuanya jadi lebih mudah dengan fitur mail merge ini. Tim penjualan, misalnya, bisa membuat surat kontrak baru berbekal daftar nama klien yang ada di Excel. Isi suratnya tetap sama, perbedaannya terletak di identitas atau nama yang tercantum di dokumennya.

Baca juga: Kenali Microsoft Office Specialist, Sertifikasi Wajib Saat Kerja

Cara Mailing Excel ke Word secara Mudah

Bagaimana caranya melakukan mail merge antara file Excel dan Word? Ikuti langkah-langkah dari MyEduSolve ini.

1. Pada dokumen Word, klik menu ‘Mailings’, kemudian klik ‘Start Mail Merge’.
2. Pilih jenis mail merge sesuai kebutuhan kamu.
3. Berikutnya, pilih ‘Select Recipient’, kemudian klik ‘Use Existing List…’. Pilih sumber data Excel yang akan dimasukkan ke dalam dokumen tersebut. Dokumen Word kamu sudah terhubung dengan file Excel.
4. Biasanya dalam satu file Excel ada beberapa sheet. Jika kotak dialognya muncul, pilihlah sheet berisi data yang dibutuhkan. ‘Klik OK’.
5. Atur tata letak di dokumen Word untuk menempatkan data Excelnya. Misalnya, kolom ‘Nama’ di Excel dihubungkan ke data berisi nama di Word. Kamu harus meletakkan kursor di sebelah kata ‘Nama’.
6. Setelah posisi kursornya sesuai, pilih ‘Insert Merge Field’, kemudian klik opsi yang ada di bawahnya. Misalnya, posisi kursor tadi di kolom ‘Nama’, pilihlah opsi ‘Nama’. Begitu pula untuk bagian kolom lainnya yang ada di dokumen.
7. Ulangi langkah lima dan enam di atas hingga semua bagian dokumennya terisi sempurna. Di Word, kamu akan melihat <<Nama>>, <<Alamat>> dan sejenisnya. Itu tandanya dokumen kamu sudah terisi data Excel secara otomatis.
8. Lihat hasilnya dengan klik menu ‘Preview Result’. Kamu akan melihat kolom <<Nama>> dan kawan-kawannya berubah menjadi data yang ada di Excel. Pastikan semua datanya sesuai dan lengkap dari sumber datanya, ya.
9. Untuk menyimpannya, klik menu ‘Finish & Merge’. Pilih ‘Edit Individual Document’ agar hasil akhir dokumennya disimpan satu per satu sesuai data yang ada. Kamu juga bisa memilih ‘Print Document’ kalau ingin langsung print dokumen tersebut tanpa harus disimpan.
10. Tip tambahan: Kalau ada update di Excel yang mengakibatkan perubahan informasi, kamu tidak perlu repot menggantinya. Cukup klik ‘Edit Recipient List’, kemudian klik menu ‘Data Source’. Klik ‘Refresh’ dan data otomatis akan terganti pula di dokumen asli.
    

Baca juga: Panduan Belajar Excel untuk Para Pemula

Cara mailing Excel ke Word memang sedikit ribet, tapi kamu bisa mempelajarinya hingga mahir. Kamu bisa mengikuti program sertifikasi Microsoft Office Specialist untuk meningkatkan kemampuanmu dalam mengoperasikan software buatan Windows ini. Tertarik mengikuti sertifikasinya? Segera book ujian sertifikasi di MyEduSolve dan atur sendiri jadwal ujiannya agar tidak bentrok dengan kegiatan lain.