Ketahui Cara Mudah Membuat Tanda Tangan di Word Tanpa Tambahan Aplikasi

Beberapa tahun terakhir digitalisasi semakin pesat. Bahkan sekarang kamu sudah bisa tanda tangan di dokumen Word secara digital. Jadi, kamu tidak lagi menandatanganinya di atas kertas dengan pulpen seperti dulu.

Apakah kamu tahu jika kamu bisa menambahkan tanda tangan digital langsung di dokumen Word tanpa mengunduh aplikasi tambahan? Yuk, cari tahu cara membuat tanda tangan di Word dengan mempraktekkan langkah-langkah di bawah ini. Simak baik-baik, ya!

Fungsi Tanda Tangan di Sebuah Dokumen

Tanda tangan yang digoreskan dalam sebuah dokumen cetak memiliki peran penting untuk keperluan administrasi. Ada banyak dokumen penting yang harus menyertakan tanda tangan. Misalnya surat perjanjian, KTP, SIM, buku tabungan, surat tanda serah-terima, dan masih banyak lagi.

Dokumen bahkan bisa dianggap tidak sah jika tidak diberi tanda tangan oleh orang yang bersangkutan. Maka dari itu, tanda tangan bukan sekadar coretan tangan biasa. Lebih dari itu, tanda tangan bersifat personal yang merepresentasikan identitas diri seseorang.

Meski begitu tanda tangan tidak harus berbentuk tulisan nama seseorang, tetapi bisa juga berbentuk simbol, logo, atau bahkan sidik jari asal menandakan sebuah identitas resmi dan sah.

Sebuah fakta menarik yang dikutip dari laman Legalesign, ternyata pada 3000 tahun sebelum masehi, tanda tangan sudah digunakan sebagai tanda validasi yang diberikan oleh seseorang secara sah. Lalu, bangsa yang pertama kali menggunakan sistem tanda tangan adalah bangsa Mesir dan Mesopotamia kuno.

Nah, kira-kira apa alasan tanda tangan penting harus disertai di dokumen? Simak penjelasan singkat berikut:

1. Tanda tangan digunakan sebagai bentuk identifikasi dan verifikasi secara sah oleh orang yang terlibat pada sebuah dokumen penting. Misalnya Kartu Tanda Penduduk, surat perjanjian, surat persetujuan, surat permohonan, surat edaran, buku tabungan, dan lain-lain.

2. Tanda tangan juga berfungsi sebagai bukti sah persetujuan seseorang terhadap suatu aksi, pernyataan, atau perjanjian yang tertuang dalam dokumen.

3. Fungsi lainnya dari tanda tangan adalah sebagai bentuk keterlibatan seseorang pada segala bentuk perjanjian, aksi, dan pernyataan sesuai dengan isi dokumen.

Baca juga: Bagaimana Cara Mengatasi Microsoft Word Product Activation Failed?

Cara Membuat Tanda Tangan Digital di Microsoft Word Tanpa Aplikasi Tambahan

Jika kamu pikir membuat tanda tangan digital itu merepotkan, kamu salah besar. Padahal kamu dapat membuat tanda tangan digital langsung di dokumen Word hanya dengan software Microsoft Word tanpa aplikasi tambahan apapun. Bagaimana caranya? Mudah saja, kamu tinggal ikuti langkah-langkah di bawah.

1. Siapkan tanda tanganmu yang nantinya akan diubah ke bentuk digital. Caranya: tulislah tanda tanganmu di atas kertas putih polos menggunakan tinta hitam.

2. Setelah itu, foto kertas bertanda tangan tadi dengan ponsel. Namun, lebih baik di-scan agar hasilnya lebih jelas.

3. Berikutnya, pindahkan file foto atau scan tanda tangan ke laptop. Bisa menggunakan kabel data, mengirimnya ke e-mail atau aplikasi messenger, atau mengunggahnya ke situs cloud online seperti Google Drive.

4. Apabila hasil foto atau scan tanda tangan sudah berhasil ditransfer ke perangkat laptop, buka dokumen tersebut. Pastikan jika format dokumen berbentuk .jpg atau .docx agar mudah diproses.

5. Lalu, buka software Microsoft Word. Kemudian, cari dokumen yang ingin kamu tambahkan tanda tangan digital.

6. Klik tab Insert.

7. Klik menu Pictures yang berada di kategori ‘Illustrations’.

8. Pilih dokumen foto atau scan tanda tangan.

9. Jika foto tanda tangan sudah masuk di dokumen, jangan lupa letakkan foto tanda tangan ke posisi yang diinginkan.

10. Setelah itu, klik tab Format.

11. Pilih menu Color di kategori ‘Format’.

12. Pilih opsi Set transparent color untuk menghilangkan background foto, sehingga tanda tangan tampak lebih rapi dan nyata.

13. Langkah ini bersifat opsi. Jika kamu masih merasa warna tanda tangan masih kurang menyatu dengan kertas, kamu bisa memilih opsi Recolor di tab ‘Format’. Setelah itu klik black and white.

14. Jangan lupa rapikan tampilan tanda tangan dengan mengatur layout-nya. Caranya klik tab Format.

15. Klik opsi Picture Layout yang dapat ditemukan di kategori ‘Picture Style.

16. Kemudian, pilih opsi In front of  text.

17. Tanda tangan digital sudah tercantum di dalam dokumen, kamu pun bisa mencetaknya.

Baca juga: Dijamin Berhasil! Berikut 3 Cara Aktivasi Microsoft Office 2019

Cara Menyimpan Foto Tanda Tangan

Untuk menghemat waktu, kamu bisa menyimpan foto tanda tanganmu di Microsoft Word. Jadi, kamu sudah punya template tanda tangan yang dapat dipakai sewaktu-waktu jika seandainya membutuhkan tanda tangan digital lagi tanpa perlu mengulangnya dari awal. Berikut caranya:

1. Buka kembali dokumen yang mencantumkan tanda tangan digital-mu.

2. Klik tanda tangan digital.

3. Klik tab Insert.

4. Klik opsi Quick Parts di menu ‘Text’.

5. Pilih Save selection to quick part gallery.

6. Kemudian akan muncul dialog box ‘Create New Building Block’. Tulis nama file sesuai keinginan di dalam kolom ‘Name’.

7. Kemudian, pada kolom ‘Gallery’ diganti dengan opsi Autotext.

8. Klik OK. Tanda tangan digital-mu akan tersimpan otomatis.

Baca juga: Mengenal Manajemen Waktu dan Cara Melakukannya

Cara Memasukkan Tanda Tangan Digital dari Handphone

Menambahkan tanda tangan digital tak harus dari laptop. Kamu juga bisa menambahkannya melalui handphone. Cara ini sangat praktis dan cocok buat kamu yang tidak punya banyak waktu. Yuk, intip caranya di bawah!

1. Unduh aplikasi Microsoft Word di ponsel kamu.

2. Kemudian, buka dokumen Word yang ingin diberi tanda tangan.

3. Klik ikon pensil di bagian ribbon yang berada di atas lembar kerja.

4. Klik ikon tanda panah yang ada di atas keypad.

5. Klik opsi ‘Home’ yang ada di kiri bawah dengan opsi Insert.

6. Tekan opsi Pictures.

7. Masukkan file bergambar tanda tanganmu.

8. Sesuaikan posisi tanda tangan.

Nah, itulah ulasan mengenai cara membuat tanda tangan di Word tanpa tambahan aplikasi apapun. Yuk, coba praktekkan sendiri di rumah! Jika kamu ingin memperdalam kemampuanmu dalam menjalankan Microsoft Word, tidak ada salahnya mengikuti program sertifikasi Microsoft Word Associate Certification dari MyEduSolve. Info menarik lainnya bisa diakses di MyEduSolve.

Sumber:

How To Insert a Signature in Word in 4 Simple Steps https://www.indeed.com/career-advice/career-development/signature-in-word  (Diakses April 2024)

The History of the Signature  https://legalesign.com/blog/history-of-signatures/ (Diakses April 2024)

The eContract Bulletin #1: What is a Signature? https://www.leegality.com/blog/whats-a-signature (Diakses April 2024)