Contoh Surat Pengunduran Diri, Dan Cara Membuatnya Sebelum Resign

Salah satu hal penting yang butuh dipahami dalam dunia kerja, adalah mengenai cara membuat surat pengunduran diri. Di sini, kita akan membahas empat poin penting: bagaimana cara membuat surat pengunduran diri, untuk apa surat tersebut digunakan, kapan surat tersebut harus diberikan, serta contoh dari surat pengunduran diri itu sendiri.

Simak seluruh penjelasannya dengan membaca artikel ini hingga selesai, ya!

Apa Itu Surat Pengunduran Diri?

Surat pengunduran diri itu apa? Secara sederhana, surat pengunduran diri adalah sebuah dokumen formal yang digunakan oleh seseorang untuk menyatakan niatnya untuk berhenti atau mundur dari suatu posisi atau jabatan. Dokumen ini umumnya digunakan dalam lingkungan kerja, namun bisa juga digunakan dalam konteks lain seperti dalam organisasi atau kegiatan ekstrakurikuler.

Lantas, kapan surat pengunduran diri ini diperlukan? Surat ini biasanya diperlukan ketika seseorang ingin mengundurkan diri dari posisi atau jabatan yang sedang dijabatnya. Alasan pengunduran diri dapat beragam, mulai dari alasan pribadi, kondisi kesehatan, hingga keinginan untuk mencari peluang baru. 

Dengan kata lain, jika suatu saat kamu merasa perlu untuk mengakhiri keterlibatan kamu dalam suatu posisi atau jabatan, surat pengunduran diri ini akan menjadi sangat penting.

Maka dari itu, pemahaman mengenai surat pengunduran diri dan cara pembuatannya merupakan hal yang esensial. Marilah kita lanjutkan pembahasan kita pada bagian selanjutnya.

Mengapa Surat Pengunduran Diri Penting?

Setelah memahami apa itu surat pengunduran diri, mungkin kamu bertanya-tanya, "Untuk apa surat pengunduran diri?" Nah, mari kita bahas lebih dalam.

Surat pengunduran diri bukan hanya sekedar formalitas atau prosedur biasa. Lebih dari itu, surat ini memiliki fungsi dan manfaat yang signifikan, baik bagi individu maupun organisasi. 

1. Menunjukkan profesionalitas

Pertama, surat pengunduran diri menunjukkan profesionalitas. Dengan memberikan surat ini, kamu menunjukkan rasa hormat terhadap organisasi atau perusahaan tempat bekerja. kamu menghargai waktu dan peluang yang telah diberikan kepada kamu selama ini.

2. Agar transisi pekerjaan dapat lancar

Kedua, surat pengunduran diri memberikan pemberitahuan lebih awal tentang keputusan kamu untuk berhenti, organisasi atau perusahaan dapat mencari pengganti dan membuat perencanaan yang tepat untuk mengisi kekosongan posisi yang akan kamu tinggalkan.

3. Meninggalkan kesan yang baik

Surat pengunduran diri memberikan kesempatan bagi kamu untuk meninggalkan suatu posisi dengan cara yang baik dan terhormat. Hal ini agar kamu dapat mempertahankan hubungan baik dengan kolega dan atasan, yang mungkin akan bermanfaat di masa depan.

4. Menjelaskan alasan pengunduran diri

Terakhir, surat pengunduran akan memberi penjelasan tentang alasan kamu memilih untuk mengundurkan diri. Hal ini bisa menjadi masukan berharga bagi organisasi untuk melakukan peningkatan atau perubahan jika diperlukan.

Oleh karena itu, surat pengunduran diri bukan hanya sebuah kertas yang berisi pernyataan pengunduran diri kamu, tetapi juga merupakan sebuah tanda profesionalisme, penghargaan, dan etika kerja yang baik. 

Mengetahui cara membuat surat ini dengan benar sangatlah penting. Mari kita lanjutkan ke bagian selanjutnya, di mana kita akan membahas cara membuat surat pengunduran diri.

Baca juga: Apa Itu Offering Letter: Pengertian dan Cara Membalasnya!

Langkah-langkah Membuat Surat Pengunduran Diri

Sekarang, mari kita pelajari bagaimana cara membuat surat pengunduran diri yang profesional. Walaupun terkesan formal, membuat surat ini tidaklah rumit. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Alamat surat

Tuliskan alamat lengkap perusahaan atau organisasi tempat kamu bekerja.

2. Tanggal surat

Tuliskan tanggal surat pengunduran diri dibuat.

3. Salutasi atau sapaan

Gunakan sapaan formal seperti "Yth. Bapak/Ibu [Nama]".

4. Paragraf pembuka

Sampaikan niat kamu untuk mengundurkan diri dari posisi yang sedang dijabat.

5. Penyebutan tanggal efektif

Sampaikan kapan pengunduran diri kamu akan efektif.

6. Alasan pengunduran diri

Jika memungkinkan, jelaskan alasan kamu mengundurkan diri. Ingatlah untuk tetap menjaga kerahasiaan dan profesionalitas.

7. Ucapan terima kasih

Berikan ucapan terima kasih kepada perusahaan atau organisasi atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan.

8. Paragraf penutup

Tutup surat kamu dengan kalimat penutup yang sopan dan profesional.

9. Tanda tangan

Bubuhkan tanda tangan surat, tuliskan nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

Jangan lupa untuk selalu memeriksa kembali surat yang telah kamu tulis untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan dan semua informasi telah dimasukkan dengan benar.

Baca juga: Syarat Melamar Kerja, Apa Saja yang Harus Kamu Persiapkan?

Waktu yang Tepat untuk Mengajukan Surat Pengunduran Diri

Lalu, kapan waktu yang tepat untuk mengajukan surat pengunduran diri?

Umumnya, sebaiknya kamu memberikan pemberitahuan sekitar dua minggu sebelum tanggal efektif pengunduran diri. Namun, periode waktu ini dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan atau organisasi kamu.

Berikan surat pengunduran diri kamu secara langsung kepada atasan. Selain untuk menunjukkan rasa hormat, hal ini juga sebagai kesempatan untuk membicarakan keputusan kamu secara langsung.

Dalam beberapa situasi, mungkin lebih baik untuk memberikan pemberitahuan lebih awal, terutama jika posisi kamu membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menemukan pengganti yang tepat atau memerlukan proses pelatihan yang panjang untuk pengganti kamu.

Ingatlah bahwa setiap keputusan memiliki konsekuensinya sendiri, jadi pastikan kamu telah mempertimbangkan semuanya dengan matang sebelum mengambil langkah penting ini.

Contoh Surat Pengunduran Diri

Untuk membantu kamu memahami lebih baik, berikut ini adalah contoh surat pengunduran diri dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

1. Contoh dalam Bahasa Indonesia:

PT. Dinamika Aksara

Jl. Kembang No. 20

Jakarta

Jakarta, 6 Juli 2023

Yth. Ibu Siti Hartati

Direktur HRD PT. Dinamika Aksara

di Tempat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya, Andreas William, ingin menyampaikan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi Supervisor Produksi di PT. Dinamika Aksara, efektif mulai tanggal 1 Agustus 2023.

Alasan pengunduran diri saya adalah untuk melanjutkan studi saya di bidang manajemen industri. Meski harus mengambil keputusan ini, saya merasa berat hati untuk meninggalkan tim dan perusahaan yang telah memberikan banyak pengalaman dan pelajaran berharga bagi saya.

Saya mengucapkan terima kasih atas semua kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama ini. Saya berharap PT. Maju Terus dapat terus maju dan berkembang.

Hormat saya,

Andreas William

2. Contoh dalam Bahasa Inggris:

Great Future Inc.

50 Rose Avenue

Jakarta

Jakarta, July 6, 2023

Dear Mr. Robert Hartono,

HRD Director of Great Future Inc.

I am writing this letter to formally resign from my position as Marketing Manager at Great Future Inc., effective from August 1, 2023.

My reason for resignation is due to a better career opportunity that I have been offered at another company. Despite having to make this decision, I am extremely grateful for the experiences and valuable lessons I have gained during my time here.

Thank you for all the opportunities that have been given to me. I hope that Great Future Inc. will continue to grow and succeed in all its future endeavours.

Sincerely,

Aninda Askara

Mengundurkan diri dari suatu posisi, baik di sekolah maupun di tempat kerja, adalah keputusan penting yang harus diambil dengan penuh pertimbangan. Salah satu bagian penting dari proses ini adalah menyusun surat pengunduran diri yang profesional dan sopan.

Demikian penjelasan tentang surat pengunduran diri, MESFriend! Jika kamu punya pertanyaan seputar karier dan kesehatan mental namun bingung harus bertanya ke siapa, bisa kamu ceritakan secara anonim ke HR Profesional dan Psikolog MyEduSolve lewat #TalkToDIAN, ya!