Pengertian Offering Letter dan Perbedaannya dengan Kontrak Kerja

Saat menjalani proses rekrutmen, offering letter menjadi salah satu dokumen yang sangat ditunggu. Offering letter biasanya dikeluarkan sebagai langkah terakhir sebelum calon karyawan resmi bergabung ke dalam perusahaan. Tetapi, apa sebenarnya offering letter itu? 

Bagi kamu yang belum mengetahui tentang offering letter, kamu berada di artikel yang tepat. MyEduSolve akan memberikan ulasan lengkap mengenai offering letter. Jadi, pastikan untuk membaca sampai akhir, ya!

Baca juga: 5 Tips Negosiasi Gaji untuk Fresh Graduate

Pengertian Offering Letter

Offering letter adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada kandidat terpilih yang telah diterima untuk bergabung dalam posisi tertentu.

Dalam Bahasa Indonesia, surat ini disebut sebagai surat penerimaan, yang berisi detail tentang tawaran kerja seperti gaji, tunjangan, dan tanggal mulai kerja sehingga baik karyawan maupun pemberi kerja memahami kondisi pekerjaan dengan jelas.

Dokumen formal ini menjadi langkah terakhir dalam proses rekrutmen sebelum calon karyawan resmi bergabung dengan perusahaan.

Apa Bedanya Offering Letter dan Kontrak Kerja?

Mungkin kamu lebih familiar dengan yang namanya Kontrak Kerja. Walaupun keduanya memiliki beberapa kesamaan dalam isi, tapi sebenarnya Offering letter bukanlah kontrak kerja.

Offering letter merupakan dokumen yang berisi penawaran dan pemberitahuan bahwa kamu diterima bekerja di perusahaan tersebut. Biasanya, offering letter mencakup informasi tentang jabatan, gaji, jam kerja, benefit, dan fasilitas yang akan diterima oleh calon karyawan baru. 

Sementara itu, kontrak kerja merupakan dokumen resmi yang mengatur hak dan kewajiban bagi kedua belah pihak, yaitu untuk kamu sebagai calon karyawan baru, dan untuk perusahaan. Kontrak kerja memiliki kekuatan hukum yang mengikat.

Kapan dan Berapa Lama HRD Memberikan Offering Letter?

Waktu penerimaan offering letter tergantung dari seberapa besar perusahaan dan seberapa banyak jumlah pelamar yang melamar posisi tersebut.

Biasanya, setelah kamu menerima konfirmasi dari pihak pemberi pekerjaan, perusahaan akan mengirimkan surat penawaran (offering letter) dalam waktu maksimal satu minggu. Namun, kadang-kadang proses ini bisa memakan waktu yang lebih lama, mengingat setiap perusahaan memiliki kriteria dan mekanisme rekrutmen yang berbeda-beda.

Baca juga: Cara Mengirim Pesan Follow Up Hasil Interview, Tips dan Contohnya!

Cara Membalas Email Offering Letter

Saat ini, offering letter lebih sering dikirimkan melalui email. Jadi, pastikan kamu sering mengecek inbox email setelah melakukan wawancara, karena tak jarang email offering letter malah masuk ke dalam Spam Box. Lalu, apa yang harus dilakukan saat menerima email offering letter?

Langkah selanjutnya adalah membalasnya dengan tepat. Saat membalas, pastikan untuk teliti dan tidak terburu-buru. Pertimbangkanlah penawaran yang diberikan dengan matang sebelum mengambil keputusan.

Jika kamu memutuskan untuk menerima tawaran pekerjaan, balas email tersebut dengan singkat dan jelas. Mulailah dengan mengucapkan terima kasih kepada pengirim email sebagai pihak pemberi kerja atas kesempatan yang diberikan. 

Selanjutnya, sampaikan dengan tegas bahwa kamu menerima penawaran tersebut. Pastikan juga untuk mengkonfirmasi jabatan pekerjaan yang disepakati beserta tanggal mulai kerja yang telah disepakati. 

Terakhir, sertakan pertanyaan tentang langkah-langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan untuk memastikan proses penerimaan berjalan dengan lancar.

Apakah Offering Letter Bisa di Nego?

Kandidat biasanya diberikan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu untuk menanggapi tawaran dari perusahaan. Dalam jeda waktu tersebut, kamu bisa melakukan negosiasi mengenai poin yang tidak sesuai, seperti gaji, tunjangan, atau kebijakan cuti.

Namun, perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan bersedia untuk bernegosiasi. Kesediaan perusahaan untuk bernegosiasi tergantung pada kebijakan dan kebutuhan mereka sendiri.

Contoh Email Balasan Menerima Offering Letter

Supaya lebih jelas, kamu bisa meniru contoh balasan email di bawah ini untuk membalas email offering letter-mu, ya!

Contoh Email Balasan Menerima Offering Letter dalam Bahasa Indonesia

Halo [Nama Penerima Email],

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk bergabung dengan tim [Nama Perusahaan] sebagai [Posisi Kamu]. Saya sangat senang menerima tawaran tersebut dan berkomitmen untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan.

Saya telah membaca semua detail yang disertakan dalam offering letter dan bersedia memulai pada tanggal [Tanggal Mulai]. Jika terdapat prosedur atau dokumen tambahan yang perlu saya lengkapi sebelum hari dimulainya kerja, mohon beritahu saya.

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan ini.

Salam Hangat,

[Nama Anda]

Contoh Email Balasan Menerima Offering Letter dalam Bahasa Inggris

Hello [Recipient Name],

Thank you once more for sharing the offer's details with me earlier. I've gone over the terms and am thrilled to join your company as a [Your Role]. I'm really excited about this opportunity and can't wait to start on [Date and Month]!

Please let me know what the next steps are and if you require any additional documentation or information from me.

Warm Regards,

[Your Name]

Baca juga: Ketahui Daftar Pekerjaan dengan Gaji Tertinggi di Indonesia

Demikianlah penjelasan mengenai offering letter. Yuk, bagikan ceritamu saat pertama kali mendapatkan offering letter di #TalktoDIAN.

Jika kamu memiliki pertanyaan lain seputar tips karier, kamu bisa menyampaikannya secara anonim melalui HR Profesional MyEduSolve hanya di #TalkToDIAN, ya!

DIAN siap mendengarkan dan memberikan solusi atas semua permasalahanmu secara gratis! Semoga bermanfaat!