Tips dan Contoh Sederhana Membuat Notulensi Rapat

Rapat merupakan pertemuan penting yang menghasilkan kesepakatan-kesepakatan agar kinerja tim bisa lebih maksimal lagi. Sebaiknya informasi hasil rapat dicatat dengan rapi supaya mudah diingat dan bisa dibagikan ke para anggota tim.

Artikel ini akan membahas contoh notulensi rapat, lengkap dengan contoh templatenya yang bisa kamu jadikan referensi. Yuk, simak artikel ini sampai akhir!

Alasan Pentingnya Menulis Notulensi Rapat

Meski terkesan sepele, tapi menulis notulensi rapat sangat disarankan karena dapat memudahkan dalam mengingat informasi-informasi penting yang disampaikan dalam rapat.

Selain itu, dengan menulis notulensi rapat, anggota tim yang tidak hadir tetap mendapat informasi dan bisa mempelajari kesepakatan yang telah didiskusikan saat rapat.

Menulis notulensi rapat sebaiknya dijadikan kebiasaan, sebab mendatangkan beberapa manfaat. Berikut ini penjabaran singkatnya.

1. Mendorong para peserta rapat jadi lebih fokus memperhatikan pembicaraan selama rapat.

2. Bisa meningkatkan daya ingat peserta dalam mencerna informasi penting saat rapat, karena menulis menjadi salah satu metode efektif untuk meningkatkan memori.

3. Sebagai panduan peserta rapat untuk mengerjakan perintah sesuai dengan hasil kesepakatan rapat.

4. Menjadi pengingat peserta rapat dan anggota tim supaya tidak melalaikan tugas yang telah disepakati.

5. Dapat menjadi sumber informasi bagi anggota tim yang berhalangan hadir.

6. Meningkatkan efisiensi kerja, karena masing-masing anggota tim diharapkan sudah memahami tugas baru yang diberikan sesuai kesepakatan hasil rapat dan langsung fokus mengerjakannya.

Tips Menulis Notulensi Rapat

Menulis notulensi rapat tidaklah sulit. Meski begitu, kamu perlu memahami bahwa tidak semua informasi-informasi yang disampaikan saat rapat harus dicatat.

Demi menghemat waktu dan tenaga, ikuti tips-tips menulis notulensi rapat yang baik dan efektif yang akan dijelaskan di bawah ini.

1. Hanya Tulis Informasi Penting

Ketika menulis notulensi rapat, kamu tidak perlu menulis semua informasi yang dipaparkan pembicara saat rapat. 

Kamu tidak perlu menulis informasi yang sifatnya global, tapi cukup tulis informasi yang cenderung spesifik membahas konteks tertentu. Jadi, sembari mendengarkan pembicara, kamu juga harus bisa menyaring informasi mana yang penting untuk dicatat.

Dengan begitu, catatan notulensi hanya memuat rangkuman informasi penting sehingga lebih mudah dibaca dan dipahami.

Baca juga: 5 Tips Cara Belajar Excel Dengan Cepat dan Tepat

2. Catat dalam Bentuk Poin-Poin

Supaya catatan notulensi lebih mudah terbaca, sebaiknya dicatat dalam bentuk poin-poin. Cara ini cukup efektif, karena kamu tidak memerlukan waktu banyak dalam menulis.

Selain itu, jika penulisannya dalam bentuk poin-poin tidak akan menghilangkan informasi penting tapi justru memperjelas.

3. Mempertimbangkan Pembaca

Ketika kamu mempertimbangkan orang-orang yang akan membaca catatan notulensi, tentu kamu jadi lebih rapi dan cermat dalam menulis notulensi supaya tidak ada informasi penting yang terlewat.

Berbeda jika kamu hanya menulis notulensi untuk diri sendiri, mungkin kamu tidak akan terlalu memikirkan kerapian dan format catatan notulensi sehingga sulit dibaca.

Format Catatan Notulensi

Setiap perusahaan memiliki format catatan notulensi yang berbeda-beda. Namun, secara garis besar format notulensi memuat informasi yang sama. Nah, berikut ini penjabaran mengenai format notulensi yang umum dipakai di perusahaan.

1. Judul Rapat

Judul rapat menjadi elemen pertama dan utama yang wajib ditulis di notulensi rapat. Contohnya: “Notulensi Rapat Divisi Humas November 2023”.

2. Lokasi dan Waktu Rapat

Selanjutnya, dalam catatan notulensi rapat harus memuat lokasi dan waktu diselenggarakannya rapat. Kamu bisa menulis nomor ruang rapat, tanggal rapat, waktu mulai rapat, hingga waktu selesai rapat.

3. Nama-Nama Peserta Rapat

Nama-nama anggota tim yang jadi peserta rapat juga wajib dimasukkan dalam notulensi rapat. Tujuannya untuk memudahkan untuk pembagian tugas dan tanggung jawab dalam kegiatan yang dirapatkan. Selain itu, menuliskan nama-nama peserta rapat bisa mengetahui siapa saja anggota yang hadir dalam rapat.

4. Agenda Rapat

Menulis agenda rapat dalam catatan notulensi juga penting untuk dilakukan. Tujuannya untuk mengetahui tujuan diadakannya rapat secara singkat dan padat.

5. Isi Pembahasan Rapat

Informasi mengenai pembahasan dan kesepakatan rapat menjadi poin utama dalam catatan notulensi. Supaya kamu tidak meninggalkan detail pembahasan rapat, kamu wajib memasukkan beberapa informasi ini: hasil kesepakatan rapat, pembagian tugas setiap peserta rapat, dan rencana kegiatan kerja di periode selanjutnya.

6. Dokumen

Kadang-kadang lampiran dokumen juga diperlukan saat rapat untuk memvalidasi data dan opini yang dibahas selama rapat. Maka, jangan lupa cantumkan dokumen dalam notulensi rapat supaya detail pembahasan rapat tidak ada yang terlupakan.

Baca juga: 4 Tips Merapikan Format Tulisan Microsoft Word yang Berantakan dengan Cepat

7. Tanggal Rapat Berikutnya

Setiap perusahaan biasanya mengadakan rapat rutin mingguan atau bulanan untuk evaluasi kinerja. Seringnya penentuan tanggal rapat selanjutnya dibahas saat rapat. Jadi, jangan lupa juga untuk mencatat tanggal rapat berikutnya di notulensi rapat.

Contoh Notulensi Rapat

Supaya kamu lebih memahami cara membuat notulensi yang baik dan efektif, yuk simak contoh notulensi rapat di bawah ini.

Notulensi Rapat Divisi Humas Rumah Sakit Abadi Bulan November 2023

1. Tanggal Rapat: 5 November 2023

2. Waktu Rapat: 13.00-15.00 WIB

3. Tempat Rapat: Ruang A301 di Gedung A

4. Nama Peserta Rapat: Sugandi (Kepala Divisi Humas), Rio (Staff Humas), Malika (Staff Humas), dan Dira (Intern).

5. Agenda Rapat: Membahas Program Kerja Divisi Humas untuk Desember 2023 dan Evaluasi Kinerja

6. Pembahasan Rapat:

• Membuat daftar kerja sama dengan media dan rumah sakit.

• Merancang MoU untuk kerja sama di bulan Desember 2023.

• Mengevaluasi kerja sama dan feedback dari media partner.

• Membahas program kerja untuk bulan Desember 2023.

• Membahas strategi agar mendapatkan exposure dari media besar.

7. Hasil Kesepakatan Rapat:

• Membuat daftar rumah sakit dan media yang berpotensi menerima kerja sama dengan Rumah Sakit Abadi dikerjakan oleh Dira.

• Rancangan MoU kerja sama bulan Desember 2023 dikerjakan oleh Rio.

• Rumah Sakit Abadi belum mendapatkan exposure sesuai harapan dari media partner saat ini, jadi divisi Humas harus mencari media partner dengan massa yang lebih besar.

• Divisi Humas menargetkan menjalin kerja sama dengan 20 rumah sakit, 10 radio, 3 stasiun televisi, dan 5 koran.  

8. Jadwal Rapat Selanjutnya: 28 Desember 2023.

Baca juga: Tips dan Contoh Menjawab Pertanyaan Interview Ceritakan tentang Diri Anda

Itu dia contoh notulensi rapat yang bisa kamu pelajari dan dijadikan referensi. Bagaimana? Mudah, bukan? Dapatkan artikel menarik lainnya di dengan mengakses laman ini. Selain itu, kamu juga dapat memanfaatkan fitur #TalkToDIAN secara cuma-cuma jika kamu memiliki masalah kesehatan mental atau sekadar ingin curhat dengan profesional.

Sumber:

Meeting Notes Template https://www.indeed.com/career-advice/career-development/meeting-notes-template   (Diakses Desember 2023)

7 Contoh Notulen Rapat Plus Template Gratisnya https://glints.com/id/lowongan/contoh-notulen-rapat/ (Diakses Desember 2023)