Seperti Apa Cara Mailing Excel Ke Word dengan Tepat? Ketahui Caranya Di Sini

Sebagai salah satu penyedia software pengolah kata dan juga data, Microsoft menawarkan berbagai macam jenis fitur yang sangat membantu. Salah satunya adalah mailing atau mail merge. Fitur yang satu ini akan memudahkan kamu ketika harus mengirimkan banyak email yang harus dikustomisasi. Cara kerjanya akan melibatkan Microsoft Word dan Microsoft Excel. Lantas seperti apa cara mailing Excel ke Word? JIka kamu belum tahu caranya, maka informasi berikut ini akan bisa membantu kamu. Yuk, mari kita pelajari fitur yang sangat berguna berikut ini.

Ikuti Cara Mailing Excel Ke Word Berikut Ini

Mail Merge akan menghemat waktu kamu karena akan sangat membantu dalam membuat surat, email, atau label surat khusus di Word dengan menggabungkan informasi yang sudah dimiliki pada lembar kerja Excel kamu. Dalam prosesnya, akan ada 2 jenis dokumen yang harus dipersiapkan.

1. Dokumen utama (surat, email, label khusus) kamu.

2. Dokumen berisi data.

Menggabungkannya akan menghasilkan dokumen akhir yang dikostumisasi dan sudah tergabung dengan data-data yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Untuk bisa memanfaatkan fitur ini dengan benar dan maksimal, maka informasi mengenai cara-cara di bawah ini bisa membantu kamu. Mari kita mulai langkah pembuatan mailing berikut ini.

Baca Juga: Apa itu Kompetensi? Seberapa Pentingkah Hal Ini?

1. Persiapkan Data Pada Lembar Kerja Excel Kamu

Langkah terpenting dalam proses mailing ini adalah menyiapkan data yang akan digunakan. Kamu akan menggunakan spreadsheet Excel sebagai sumber data untuk daftar penerima Anda. Beberapa hal yang harus diperhatikan:

• Pastikan nama kolom pada spreadsheet cocok dengan nama bidang yang ingin disisipkan pada surat atau email kamu.

• Semua data yang akan digabungkan ada di lembar pertama spreadsheet kamu.

• Semua entri data dengan persentase, mata uang, dan kode pos diformat dengan benar dalam spreadsheet sehingga Word dapat membaca nilainya dengan benar

• Spreadsheet Excel yang akan digunakan dalam gabungan surat disimpan di komputer kamu

• Perubahan atau penambahan pada spreadsheet harus diselesaikan sebelum terhubung ke dokumen gabungan di Word

2. Buat Dokumen Surat/Email Kamu

Ketika akan membuat mail merge/mailing, kamu bisa menggunakan dokumen yang baru ataupun dokumen yang sudah ada. Jika sudah membuat atau mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan, maka kamu bisa membuka tab “Mailings”. Kemudian pilih “Start Mail Merge,” di sini akan muncul pilihan dokumen yang diinginkan untuk digabung.

Selanjutnya pilih “Select Recipients” dan kemudian “Use an Existing List”. Temukan file Excel kamu dan pilih “OK.”

Baca Juga: Inilah Cara Membuat Grafik Di Excel yang Mudah Untuk Kamu Pelajari

3. Membuat Halaman Merge

Pada dokumen Word Anda, highlight bidang yang ingin diisi dengan data dari Excel. Pada tab Mailing tadi, pilih “Insert Merge Field”, akan muncul kolom header pada dokumen excel yang sebelumnya kamu simpan. Pilih bidang yang sesuai yang ingin digabungkan dan kemudian pilih insert. Bidang tersebut akan berganti dengan data yang kamu inginkan.

4. Preview Hasil Mailing Kamu

Kamu bisa melihat hasil dari dokumen kamu dengan memilih opsi “Preview Results” pada tab Mailings. Kamu tinggal klik tanda panah untuk melihat hasil lainnya.

Baca Juga: Technical Skill: Pengertian, Contoh, dan Manfaat

5. Menyimpan Dokumen Kamu

Jika dirasa hasil yang diinginkan sudah tercapai, maka kamu bisa menyimpan dokumen gabungan ini. Pilih opsi “Finish & Merge” pada tab Mailings. Akan ada banyak opsi, kamu bisa memilih “Edit Individual Documents.” Pop-up “Merge to New Document” akan muncul dan pilih “All” dan kemudian “OK.” Dokumen ini akan muncul di Excel tadi, bisa kamu kirim ataupun cetak.

Itulah cara mailing Excel ke Word yang sangat mudah. Semoga tips ini bisa membantu. Jika kamu ingin menguasai berbagai macam skill lainnya yang berhubungan dengan Microsoft Office, kami menyediakan program Microsoft Office Specialist. Di sini kamu bisa belajar berbagai macam skill untuk Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Hubungi MyEduSolve melalui nomor +6287857067313 (WhatsApp) sekarang juga untuk informasi lebih lanjut terkait sertifikasi yang kamu butuhkan!