Project Management: Pengertian, Aspek, dan Tahapannya

Saat kamu masuk ke dunia kerja, perusahaan pasti mempunyai beberapa proyek tahunan yang harus bisa dikerjakan sebaik mungkin.

Mempunyai skill mengelola berbagai proyek tahunan tersebut adalah aspek yang penting, apalagi jika proyeknya sangat besar.

Untuk itu, kemampuan project management atau manajemen proyek sangat krusial bagi kandidat yang ingin masuk ke dunia kerja.

Kali ini, MyEduSolve akan menjelaskan tentang apa itu project management, aspek yang harus diperhatikan, hingga tahapan yang harus dilalui. 

Simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Project Management

Menurut Investopedia, project management adalah metode sebuah perusahaan untuk mengelola dan merencanakan sumber daya yang bisa digunakan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Project management bisa dilakukan untuk proyek yang dilakukan hanya sekali atau proyek yang berkelanjutan, meliputi pengelolaan seperti karyawan, keuangan, teknologi, serta kekayaan intelektual.

Seseorang yang bertanggung jawab atas project management biasa disapa sebagai Project Manager. Sebagai Project Manager, ia harus memiliki beragam skill seperti komunikasi, negosiasi, serta pengetahuan aspek bisnis yang handal.

Baca juga: Mengenal Lebih Jauh Profesi Project Manager

Aspek yang Harus Diperhatikan

Dengan kamu sudah mengetahui definisi project management itu apa, sekarang saatnya untuk mengetahui aspek apa saja yang harus diperhatikan saat melakukan project management.

Dikutip dari Indeed, setidaknya ada 11 aspek yang harus kamu perhatikan agar proyek kamu bisa berjalan sesuai rencana. Berikut aspeknya:

1. Ruang lingkup proyek

2. Jadwal dan timeline

3. Manajemen risiko

4. Perencanaan sumber daya

5. Perencanaan hasil produk proyek

6. Critical success factors (CSF)

7. Anggaran

8. List stakeholder

9. Work breakdown structure (WBS)

10. Komunikasi efektif

11. Kualitas proyek

Tahapan Project Management

Sebelum kamu memulai melaksanakan sebuah proyek, ada baiknya kamu mengetahui proses yang harus dilaluinya agar proyek kamu bisa berjalan sesuai rencana.

Nantinya, proses ini akan dilakukan oleh orang-orang yang ditunjuk oleh seorang Project Manager. Berikut prosesnya:

1. Initiating

Langkah pertama yang harus kamu lakukan adalah menginisiasikan proyek.

Untuk memudahkan pekerjaan kamu, coba list variabel yang harus ditentukan selama proyek berlangsung, yaitu:

• Tujuannya

• Ruang lingkup

• Memilih Project Manager

• Risiko yang mungkin akan muncul

• Anggaran yang dibutuhkan

• Perkiraan timeline-nya

Jika kamu sudah menetapkan seperti apa tujuannya, berapa budget yang dibutuhkan, serta timeline proyek, kamu bisa melanjutkan ke tahap berikutnya.

2. Planning

Selanjutnya, kamu bisa memulai merencanakan variabel-variabel yang paling penting dan detail selama proyek berlangsung.

Sebagai contoh, kamu bisa mulai merencanakan tentang:

• Sumber daya manusia yang diperlukan

• Sumber daya eksternal yang perlukan (vendor, supplier, dan yang lainnya)

• Perencanaan dana yang realistis

• Timeline yang spesifik dan detail

• Rencana saat proyek terlaksana

Perlu diingat kalau stakeholder juga harus diikutsertakan dalam perencanaan ini. Hal ini sangat penting agar mereka bisa mengetahui progres proyek.

3. Executing

Jika semua perencanaan telah selesai, kamu bisa mulai melaksanakan proyek kamu.

Selama proyek berlangsung, seorang Project Manager akan bertugas untuk memastikan kalau semua hal harus sesuai dengan timeline dan anggaran yang tersedia.

Selain itu, ia juga harus memastikan pekerjaan di lapangan sesuai dengan rencana dan harus menjaga komunikasi yang baik dengan Team Leader.

Baca juga: Ini Dia Skill yang Harus Dimiliki Seorang Project Manager

4. Control and Monitoring

Tidak hanya memastikan, tapi kamu harus juga bisa mengukur setiap progres yang ada selama proyek jalan.

Pengawasan juga harus dilakukan agar jika ada kesalahan atau kegiatan yang diluar timeline, maka kamu bisa menemukannya di tahap ini.

5. Closing

Terakhir, proyek bisa dikatakan telah selesai jika semua progres telah terlaksana dan disetujui oleh stakeholder.

Pada tahap ini, kamu akan menyelesaikan semua kontrak dengan pihak eksternal yang terlibat, mengarsip dokumen-dokumen penting, hingga membuat laporan proyek.

Namun, bukan berarti saat proyek telah terlaksana pekerjaan kamu juga ikut selesai. Project Manager akan mengurusi proses lanjutan seperti maintenance. 

Demikian penjelasan tentang project management, MESFriend! Kamu bisa makin mahir project management skill dengan ikut sertifikasi PMI dari MyEduSolve!

Dengan bisa mendapatkan sertifikat project management mulai dari 1 Jutaan saja, kamu bisa mendapatkan sertifikasi yang diakui secara internasional dan ASLI dari Project Management Institute, lho! 

Bagaimana cara mendapatkan sertifikat project management? Bisa kamu dapatkan di program sertifikasi MyEduSolve, ya!