Memahami Conditional Formatting Sebagai Fungsi Microsoft Excel

Pernahkah kamu melihat sajian data dengan tabel berwarna di Microsoft Excel? Biasanya tabel diberi warna agar memudahkan dalam membaca dan menandai data. 

Untuk mewarnai tabel, user memanfaatkan fitur conditional formatting yang tersedia di Microsoft Excel. Artikel ini akan menerangkan panduan menggunakan conditional formatting yang mudah untuk pemula. Yuk, baca sampai habis!

Apa Itu Conditional Formatting?

Microsoft Excel adalah software pengolah data yang paling umum dipakai karena penggunaannya yang mudah dan memiliki berbagai fitur yang cukup lengkap.

Salah satu fitur Microsoft Excel yang sering dipakai adalah conditional formatting. Fitur satu ini berfungsi untuk mengganti format sel otomatis apabila telah memenuhi kategori tertentu.

Conditional formatting dapat mengubah format sel yang meliputi perubahan angka, warna tabel, background sel, dan jenis, ukuran, warna huruf.

Microsoft Excel menyediakan tujuh kategori pengaturan conditional formatting yang bisa dipilih user.

• Greater Than untuk melakukan format untuk sel yang berisi nilai lebih dari…

• Less Than untuk melakukan format pada sel dengan nilai yang kurang dari…

• Between Than untuk melakukan format dengan nilai antara … dan …

• Equals to untuk melakukan format sel yang berisi nilai sama dengan …

• Text That Contains untuk melakukan format sel yang memuat teks berupa huruf saja, kombinasi huruf dan angka, atau kombinasi antara huruf dan karakter tertentu.

• A Date Occurring untuk mengatur sel berdasarkan tanggal tertentu, meliputi: besok, hari ini, kemarin, satu minggu terakhir, minggu terakhir, dan lainnya sesuai kebutuhan.

• Duplicate Values untuk memeriksa data ganda di dalam tabel data.

Baca juga: Cara Cepat Untuk Menghapus Data Duplikat Excel yang Anti Ribet! 

Cara Menggunakan Conditional Formatting untuk Pemula

Sudah disebutkan sebelumnya jika user dapat mengaplikasikan conditional formatting menggunakan enam kategori yang sudah disediakan Microsoft Excel. Di bawah ini akan dijelaskan satu-persatu cara memakai conditional formatting yang paling sering dipakai untuk pekerjaan.

1. Conditional Formatting dengan Sel yang Memuat Nilai Tertentu

• Dengan menggunakan contoh tabel di atas, pilihlah sel A1:A10.

• Pilih menu Home dan klik Conditional Formatting di bagian Styles.

• Pilih Highlight Cells Rules, misalnya kamu ingin mencari nilai tertentu yang lebih besar pilihlah Greater Than. Tapi, kalau kamu ingin mencari nilai yang lebih kecil pilihlah Less Than.

• Masukkan nilai yang kamu inginkan, umpamanya masukkan angka 80 dengan format tabel warna merah untuk sel dengan nilai yang melebihi angka 80. Setelah itu klik OK.

• Setelah itu, secara otomatis Microsoft Excel akan mengubah warna sel menjadi merah untuk sel yang memuat angka lebih besar dari 80.

• Lalu jika kamu ingin mengganti nilai di sel tertentu, contohnya ingin mengganti nilai di sel A1 menjadi 81, maka secara sendirinya warna sel akan berubah jadi merah untuk angka yang melebihi 80.

Baca juga: 15 Rumus Excel Penting Untuk Pekerjaan Administrasi 

2. Cara Membatalkan Conditional Formatting

Jika kamu ingin mengurungkan format conditional formatting, kamu bisa membatalkannya dengan menggunakan fitur clear rules, begini caranya.

• Blok tabel yang ingin kamu batalkan. Bila mengikuti contoh di atas, blok tabel A1:A10.

• Kemudian pilih menu Home dan pilih Conditional Formatting di bagian Styles.

• Klik Clear Rules, kemudian pilih Clear Rules from Selected Cells. Maka, tampilan warna pada tabelmu akan menghilang secara otomatis.

3. Mengganti Sel Berdasarkan Nilai Median

Kalau kamu ingin menandai nilai sel yang memuat angka di atas rata-rata, ikuti langkah-langkah berikut ini.

• Dengan melihat contoh gambar tabel di atas, bloklah tabel A1:A10.

• Buka Home dan temukan Conditional Formatting di bagian Styles.

• Klik Top/Bottom Rules dan pilih Above Average.

• Setelah itu kamu bisa memilih pengaturan format sesuai yang kamu inginkan, misalnya ubah warna sel menjadi merah untuk sel yang memuat nilai di atas rata-rata. Lalu, klik OK.

• Sistem Microsoft Office akan langsung menghitung angka rata-rata dari seluruh sel. Untuk data tabel di atas, angka rata-rata adalah 42.5 dan warna sel yang memuat angka lebih dari angkaa tersebut akan langsung berubah jadi merah.

Baca juga: 5 Tips Cara Belajar Excel Dengan Cepat dan Tepat

4. Mengganti Sel Berdasarkan Rumus Excel Tertentu

Untuk pengolahan data yang lebih rumit lagi, user akan menggunakan conditional formatting untuk menandai sel dengan memasukkan rumus Excel. Formula yang dimasukkan di fitur conditional formatting menggunakan rumus TRUE dan FALSE.

• Dengan mengacu contoh tabel di atas, lakukan blok seluruh tabel A1:E5.

• Buka menu Home, klik Conditional Formatting di kategori Styles.

• Pilih New Rule. Tapi jika kamu ingin mengubah formula, bisa klik Manage Rule.

• Kemudian klik Use a formula to determine which cells to format. Masukkan formula =ISODD(A1) dan klik OK.

• Microsoft Excel secara otomatis akan mengubah tabel data dengan menandai sel yang memuat angka ganjil.

Catatan: Selalu tuliskan formula di sel paling atas-kiri pada tabel. Maka, sistem Microsoft Excel secara otomatis akan mengaplikasikan formula ke seluruh sel. Artinya, di sel A2 formulanya =ISODD(A2), sel A3 =ISODD(A3), dan seterusnya.

Bagaimana? Belajar fitur conditional formatting di Microsoft Excel sangat mudah, bukan? Jika kamu ingin belajar lebih dalam lagi mengenai Microsoft Excel, kamu bisa mendaftar program sertifikasi Microsoft Excel yang sudah diakui secara internasional dari Microsoft langsung dan berlaku seumur hidup. Informasi selengkapnya bisa diakses di laman MyEduSolve.

Sumber:

https://www.excel-easy.com/data-analysis/conditional-formatting.html

https://www.kelasexcel.id/2016/05/conditional-formatting-microsoft-excel.html