Cara Membuat Invoice di Excel dengan Mudah, Template VS Cara Manual

Invoice (atau faktur) adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat transaksi jual beli antara penjual dan pembeli. 

Dokumen ini juga dikenal sebagai tagihan dan berfungsi sebagai bukti transaksi serta permintaan pembayaran dari penjual kepada pembeli.

Dengan bantuan Microsoft Excel, kini pembuatan invoice sudah menjadi lebih mudah. Kamu bisa menyusun invoice dengan cepat dan efisien, karena Excel menyediakan berbagai fitur dan tools yang akan membantu dalam menyusun dan menghitung semua informasi yang diperlukan dalam invoice. 

Bagaimana caranya? Yuk, simak cara membuat invoice di Excel dengan mudah di bawah ini!

Baca juga: Rumus Excel untuk Mengatur Pemasukan dan Pengeluaran

Hal hal Apa Saja yang Perlu Dicantumkan dalam Membuat Invoice?

Sebelum mempelajari cara membuat invoice di Excel, kamu perlu mengetahui hal-hal penting yang harus ada dalam sebuah invoice. Berikut adalah informasi yang perlu dicantumkan dalam membuat invoice:

1. Header Invoice

• Nama dan logo perusahaan

• Informasi kontak perusahaan seperti alamat, nomor telepon, dan email.

2. Informasi Pelanggan

• Nama, alamat, nomor telepon, dan email pelanggan.

3. Detail Transaksi

• Nomor invoice, tanggal invoice, deskripsi barang/jasa, jumlah, harga satuan, pajak, total.

4. Informasi Pembayaran

• Metode pembayaran yang diterima, detail bank atau akun pembayaran, serta syarat pembayaran (jika ada).

5. Catatan Tambahan (Opsional)

• Informasi tambahan atau catatan khusus yang relevan untuk pelanggan.

Cara Membuat Invoice dari Template Excel

Ada dua cara membuat invoice di Microsoft Excel. Pertama, menggunakan template Excel, atau yang kedua kamu bisa membuatnya secara manual tanpa template Excel. Kali ini, MyEduSolve akan menjelaskan cara pertama terlebih dahulu, yaitu dengan menggunakan template.

Cara membuat invoice dari template Excel adalah cara yang relatif lebih mudah dan cepat. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Buka Microsoft Excel

Buka aplikasi Microsoft Excel di komputer atau laptop.

2. Cari Template Invoice

Klik File > New, kemudian di search bar, ketik Invoice atau Faktur dan tekan Enter > cari template invoice yang kamu suka di hasil pencarian.

Source: MyEduSolve

3. Pilih dan Unduh Template

Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan, jika sudah menemukan yang sesuai klik Create untuk membukanya, kemudian template akan terbuka sebagai file Excel baru seperti berikut:

Source: MyEduSolve

4. Sesuaikan Template

Isi informasi perusahaan, informasi pelanggan, detail transaksi, nomor dan tanggal invoice, serta berbagai informasi lainnya. 

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Project Planner Excel? Ada Template Gratis!

5. Format dan Sesuaikan Tampilan

Sesuaikan format font, warna, dan desain dengan preferensi kamu agar invoice terlihat lebih profesional.

6. Simpan Invoice

Setelah semua informasi diisi dan format sudah disesuaikan, simpan file dengan klik File > Save As. Pilih lokasi penyimpanan, beri nama file, dan pilih format Excel Workbook atau PDF jika kamu ingin mengirimkan invoice dalam format PDF.

Cara Membuat Invoice Tanpa Template di Excel

Jika template Excel yang tersedia tidak memenuhi kebutuhanmu, kamu juga bisa membuat invoice secara manual. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat invoice tanpa template Excel:

1. Buka Microsoft Excel dan Buat Workbook Baru

Buka aplikasi Microsoft Excel dan buat lembar kerja baru.

2. Buat Header Invoice

Di bagian atas, ketik nama perusahaan kamu dan tambahkan logo jika ada. Gunakan fitur Insert > Picture untuk menambahkan logo. Kemudian tambahkan informasi perusahaan seperti alamat, nomor telepon, dan email perusahaan di bawah nama perusahaan.

Di sisi kanan, tambahkan kolom untuk nomor invoice dan tanggal pembuatan invoice.

3. Tambahkan Informasi Pelanggan

Di bawah header perusahaan, buat kolom untuk informasi pelanggan, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan email pelanggan.

4. Buat Tabel untuk Detail Barang/Jasa

Buat tabel dengan kolom-kolom berikut:

• Item: Rincian barang atau jasa yang diberikan.

• Jumlah: Kuantitas barang atau jasa.

• Harga: Harga per unit barang atau jasa.

• Total: Total biaya untuk setiap item (Jumlah x Harga Satuan).

Contohnya seperti gambar di bawah ini:

Source: Kompas.com

5. Isi Tabel dengan Data Transaksi

Masukkan data transaksi ke dalam tabel yang telah dibuat. Untuk memudahkan, kamu juga bisa menerapkan rumus-rumus Microsoft Excel yang berguna untuk mengisi data tersebut. Seperti menggunakan rumus SUM untuk menjumlahkan total biaya dari setiap item.

Baca juga: Anti Ribet! 2 Cara Mudah Membuat Tabel di Excel Bagi Pemula

6. Tambahkan Informasi Pembayaran

Di bawah tabel total, tambahkan informasi tentang metode pembayaran yang diterima, detail bank, dan syarat pembayaran jika ada.

8. Format dan Rapikan Invoice

Jika informasi dan data-data sudah selesai dimasukkan ke dalam invoice, saatnya melakukan format sel dan tabel agar invoice terlihat rapi dan profesional. Kamu bisa menggunakan fitur Bold, Borders, Fill Color, dan lain-lain untuk membuat tampilan lebih menarik.

9. Simpan Invoice

Setelah selesai, simpan file dengan memilih File > Save As. Pilih lokasi penyimpanan, beri nama file, dan pilih format Excel Workbook atau PDF jika kamu ingin mengirimkan invoice dalam format PDF.

Selesai! Invoice sudah bisa dikirim ke pelangganmu. Jika ingin mengirim dalam bentuk fisik, cetaklah menggunakan kertas standar seperti A4 atau Letter (8.5 x 11 inci). 

Demikianlah penjelasan mengenai cara membuat invoice di Excel. Yuk, saatnya tingkatkan dan validasi kemampuanmu dalam menggunakan Microsoft Excel dengan mengikuti Sertifikasi Microsoft Office Specialist Excel Associate dari MyEduSolve.

Untuk informasi lebih lanjut, kamu bisa mengunjungi halaman web MyEduSolve. Semoga bermanfaat ya!