Cara Compress File Excel Tanpa Bantuan Aplikasi

Terkadang, file Excel dengan ukuran yang besar bisa menjadi kendala saat kita sedang bekerja atau menyelesaikan tugas. Terutama jika harus mengirimkan file tersebut lewat email atau menyimpannya di perangkat yang memiliki ruang penyimpanan terbatas. 

Ukuran file yang besar juga dapat memperlambat kinerja komputer dan aplikasi Excel itu sendiri. Maka dari itu, MyEduSolve akan membantu kamu mengoptimalkan pekerjaanmu sehingga tidak terkendala oleh file Excel yang besar.

Bagaimana caranya? Simak penjelasan di bawah ini!

Baca juga: 3 Cara Mengubah Huruf Kapital di Microsoft Excel

Cara Kompres File Excel Menjadi Kecil

Compress file atau kompresi file adalah proses mengurangi ukuran file dengan tujuan untuk menghemat ruang penyimpanan dan memungkinkan transfer data yang lebih cepat melalui jaringan atau media penyimpanan.

Mengapa file Excel bisa berukuran besar? File Excel yang berisi banyak data seperti gambar, grafik, atau objek lainnya otomatis akan memerlukan ruang penyimpanan yang lebih besar. Semakin banyak informasi dan data yang disimpan dalam file Excel, maka akan semakin besar juga ukuran filenya.

Jadi, bagaimana cara kompres file yang besar? Berikut beberapa cara yang bisa kamu gunakan: 

1. Simpan dengan Format XLSB

File Excel dapat disimpan dalam format Excel Binary Workbook (XLSB) yang memiliki ukuran lebih kecil dibandingkan format XLSX yang biasa digunakan. Format XLSB dapat mengurangi ukuran file Excel hingga 50%. Caranya adalah sebagai berikut:

• Buka file Excel 

• Pilih menu File > Export > Change File Type > Excel Binary Workbook > Save

Source: MyEduSolve

2. Hapus Data atau Lembar Kerja yang Tidak Diperlukan

Opsi selanjutnya adalah dengan menghapus data atau lembar kerja yang tidak diperlukan. Jika ada lembar kerja atau data yang tidak kamu gunakan, lebih baik dihapus, karena semakin banyak data yang disimpan, akan semakin besar pula ukuran filenya. 

Menghapus data yang tidak terpakai akan membuat ukuran file lebih kecil. Selain itu, hapus juga fungsi yang tidak kamu gunakan dengan shortcut CTRL + C kemudian paste dengan memilih Paste Value.

Kamu juga bisa menghapus format data yang tidak digunakan seperti menghapus style seperti warna background, border, font, dan sebagainya. 

Baca juga: Ketahui Apa Saja Fitur di Microsoft Excel Beserta Fungsinya

3. Simpan Gambar dengan Resolusi Lebih Rendah

Supaya file excel-mu berukuran lebih kecil, kamu bisa melakukan compress pada gambar yang ada dalam file excel, caranya seperti berikut: 

• Buka File > Klik gambar > Picture Format > Adjust > Gunakan resolusi yang lebih rendah, Minimize document size for sharing

Source: MyEduSolve

4. Ubah File Excel ke ZIP

Mengubah file Excel menjadi format ZIP dapat mengurangi ukuran file-mu hingga sekitar 10-15%. Caranya sangat mudah. Pertama, temukan file Excel yang ingin kamu kompres, kemudian  klik kanan file tersebut, pilih Send To > Compressed (zip) folder.

Source: MyEduSolve

Folder ZIP baru dengan nama yang sama akan dibuat di lokasi yang sama. Untuk mengganti nama folder, klik kanan folder tersebut dan pilih Rename lalu ketikkan nama baru sesuai keinginanmu.

Cara Kompres File Excel Menjadi Kecil Online

Selain menggunakan cara-cara di atas, kamu juga bisa mengkompres file Excel yang berukuran besar menjadi lebih kecil dengan menggunakan situs web online gratis. Berikut beberapa layanan yang bisa kamu gunakan:

• ClipCompress

• YourCompress

• WeCompress

• Aspose

Layanan-layanan tersebut dapat mengurangi ukuran file hingga 90%. Kamu hanya perlu mengunggah File Excel yang ingin dikompres ke situs-situs tersebut, kemudian pilih tingkat kompresi yang sesuai dengan kebutuhanmu, yaitu rendah, sedang, atau tinggi. 

Selanjutnya, klik Tombol “Compress” untuk memulai proses kompresi. Setelah proses selesai, kamu dapat mengunduh file Excel yang terkompresi secara mudah ke dalam perangkatmu.

Namun perlu diingat, ketika kamu berhasil mengurangi ukuran file excel, pastikan data di dalamnya tidak rusak atau berkurang.

Baca juga: Rumus Excel untuk Mengatur Pemasukan dan Pengeluaran

Itu dia beberapa cara compress file excel menjadi lebih kecil. Mudah bukan? Sekarang, saatnya tingkatkan kemampuanmu dalam menggunakan microsoft excel. Yuk, ikuti program sertifikasi Microsoft Excel Associate dari MyEduSolve.

MyEduSolve menawarkan berbagai program sertifikasi yang diakui secara internasional untuk mengasah keterampilan dan meningkatkan daya saing kamu di dunia kerja. 

Daftarkan dirimu dan atur jadwal ujian sesuai keinginanmu! Informasi lebih lanjut tersedia di laman resmi MyEduSolve.

Semoga artikel ini bermanfaat!