Apa Itu Surat Paklaring? Kenali Manfaatnya untuk Karier!

Karyawan yang hendak mengakhiri kontrak kerja atau berniat resign biasanya akan meminta surat paklaring kepada HRD. Surat paklaring adalah surat keterangan yang diberikan perusahaan pada karyawan pada waktu resign sebagai bukti kerja. Jika kamu belum paham apa itu surat paklaring, yuk, simak artikel berikut ini!

Apa Itu Surat Paklaring?

Surat paklaring adalah surat pernyataan bukti kerja dari perusahaan yang diberikan kepada karyawan sewaktu resign. Lantas, surat paklaring untuk apa? Surat paklaring nantinya akan dipergunakan oleh karyawan untuk melakukan klaim BPJS Ketenagakerjaan.

Isi dari surat paklaring kurang lebih memuat tentang keterangan jika individu tersebut pernah bekerja di perusahaan disertai dengan informasi seputar jabatan terakhir karyawan dan jangka waktu bekerja.

Perusahaan wajib memberikan surat paklaring kepada karyawannya yang mengajukan resign dan hal ini sudah diatur dalam undang-undang, tepatnya Undang-Undang pasal 81 angka 42 nomor 11 tahun 2020 tentang Cipta Kerja.

Untuk dapat memperoleh surat paklaring, karyawan bisa mengajukannya pada atasan langsung atau melalui HRD. Sebab, surat paklaring harus diterbitkan oleh orang yang berwenang dan wajib diberi tanda tangan serta cap stempel yang sah.

Baca juga: Tips Menyusun Surat Lamaran Kerja Pabrik dan Contohnya

Kegunaan Surat Paklaring

Mungkin masih banyak yang belum memahami pentingnya surat paklaring. Nyatanya surat ini akan memberikan banyak manfaat bagi karyawan setelah mengundurkan diri dari perusahaan. Yuk, ketahui apa saja kegunaan surat paklaring yang akan dirangkum di bawah ini.

1. Untuk Mengklaim Saldo BPJS Ketenagakerjaan

Syarat untuk bisa mencairkan saldo JHT (Jaminan Hari Tua) BPJS Ketenagakerjaan adalah dengan menyertakan surat paklaring yang diterbitkan perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Menteri pasal 10 nomor 4 tahun 2022, menyatakan jika karyawan yang terkena PHK berhak memperoleh JHT secara tunai satu bulan setelah masa PHK. Saldo JHT tidak akan bisa diklaim tanpa menyertakan surat paklaring.

2. Salah Satu Dokumen Pendukung untuk Melamar Pekerjaan Baru

Surat paklaring juga berguna sebagai dokumen pendukung jika kamu ingin melamar pekerjaan baru. Surat paklaring ini dijadikan sebagai legitimasi pengalaman kerja sebelumnya.

Informasi-informasi yang ada di surat paklaring dijadikan sebagai bahan pertimbangan recruiter saat proses lamaran kerja. Recruiter dapat mengetahui jabatan terakhir kamu, pengalaman kerja yang pernah kamu kerjakan, masa kerja, dan performa kerja di perusahaan sebelumnya.

3. Membuka Peluang saat Mengajukan Beasiswa

Sebagian orang mungkin memilih melanjutkan pendidikan setelah terdampak PHK. Nah, surat paklaring dapat dimanfaatkan juga sebagai dokumen pelengkap saat mendaftar beasiswa kuliah.

Surat paklaring akan menjadi validasi yang sah jika kamu sudah memiliki pengalaman kerja di bidang tertentu. Hal ini akan lebih menguntungkan lagi apabila kamu mendaftar di program studi yang satu linier dengan pengalaman kerjamu.

4. Menjadi Dokumen Tambahan untuk Mengajukan Pinjaman

Sejumlah perbankan atau badan finansial lainnya memperbolehkan surat paklaring dicantumkan sebagai dokumen tambahan sewaktu mengajukan pinjaman.

Pihak peminjam akan menggunakan surat paklaring sebagai salah satu pertimbangan dalam menilai kemampuan finansial calon debitur, sebab dari surat tersebut tercantum informasi tentang riwayat pekerjaan calon debitur.

Baca juga: 7 Contoh Surat Lamaran yang Baik dan Benar, Lengkap dengan Tips agar Dilirik Tim HRD

Bagaimana Cara Mendapatkan Surat Paklaring?

Sebetulnya semua karyawan berhak mendapatkan surat paklaring ketika berhenti dari perusahaan. Akan tetapi, karyawan wajib memenuhi beberapa syarat untuk bisa memperolehnya.

Berikut syarat-syarat yang perlu dipenuhi karyawan jika ingin mendapatkan surat paklaring dari perusahaan.

1. Karyawan memutuskan berhenti dari perusahaan secara terhormat dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

2. Karyawan sudah bekerja di perusahaan setidaknya satu tahun.

3. Karyawan sudah menunaikan seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang diberikan perusahaan.

4. Karyawan sudah menyetujui surat PKWT (Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu) apabila ada.

5. Karyawan mengajukan permohonan penerbitan surat paklaring pada atasan atau HRD.

Baca juga: Mari Mengenal Apa Itu Cover Letter, Bagian Penting Ketika Ingin Melamar Pekerjaan

Tutorial Menyusun Surat Paklaring

Setiap perusahaan bisa berbeda-beda dalam menerbitkan surat paklaring. Namun, pada dasarnya setiap surat paklaring pasti memuat sejumlah informasi berikut.

1. Kop Surat

Dikarenakan surat paklaring termasuk surat resmi, jadi harus disertakan dengan kepala surat di bagian paling atas halaman. Kop surat akan mencantumkan informasi meliputi nama, logo, alamat, nomor telepon, dan e-mail perusahaan.

2. Perihal

Berikutnya, surat paklaring juga harus memuat perihal di awal surat untuk merangkum isi surat dan berguna agar tidak tertukar dengan surat-surat lainnya.

3. Data Diri Karyawan

Data diri karyawan tidak boleh luput dimasukkan ke dalam surat paklaring. Data diri tersebut termasuk nama, alamat, nomor kontak, dan nomor induk karyawan. Kemudian, masa kerja, jabatan terakhir, dan tanggal terakhir bekerja juga akan disertakan di dalam surat.

4. Penjelasan Performa Karyawan

Inti dari surat paklaring adalah penjelasan mengenai performa dan pencapaian yang berhasil diperoleh karyawan selama bekerja di perusahaan. Atasan atau HRD wajib membuat pernyataan sefaktual mungkin sesuai kondisi di lapangan.

5. Penutup Surat

Kemudian, surat ditutup dengan pernyataan bahwa surat dibuat dengan sebenar-benarnya dan dapat dijadikan sebagai acuan yang valid.

6. Tanda Tangan dan Stempel

Untuk menandakan jika surat paklaring diterbitkan secara resmi oleh orang yang berwenang di perusahaan, sehingga surat harus disertai dengan tanda tangan dan stempel di bagian akhir surat.

Akan tetapi, beberapa orang kerap melakukan beberapa kesalahan saat menyusun surat paklaring karena tidak ada kelengkapan data. Misalnya, lupa mencantumkan jumlah gaji dan tunjangan termasuk pajak.

Selain itu, banyak juga yang tidak menulis job desc yang wajib kamu lakukan di perusahaan supaya pembaca mengetahui kemampuan dan kualifikasi individu.

Jadi, surat paklaring adalah surat pernyataan pernah bekerja di perusahaan untuk karyawan yang mengundurkan diri. Kalau kamu memiliki keluhan seputar karir ataupun masalah personal, kamu bisa berkonsultasi dengan profesional secara gratis melalui fitur #TalkToDIAN dari MyEduSolve. Yuk, coba sekarang!

Sumber:

Website JobStreet, 20 Contoh Surat Paklaring Kerja yang Tepat dan Diakui (Diakses Oktober 2024)