Pengertian, Peran, dan Jenjang Karier General Affair

Posisi general affair mungkin terdengar asing bagi segelintir orang, padahal posisi pekerjaan ini selalu dibutuhkan di perusahaan-perusahaan untuk menyokong produktivitas di kantor.

General affair adalah pekerjaan yang berperan mengurus aset dan logistik di sebuah perusahaan. Kalau kamu belum tahu apa itu general affair, bisa simak artikel berikut karena akan mengulas pengertian, tugas, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk mengisi posisi ini.

Maka dari itu, yuk, simak rangkumannya berikut ini.

Pengertian General Affair

General affair atau kerap disebut GA adalah profesi pekerjaan yang bertanggung jawab pada aktivitas teknis dan operasional dalam sebuah perusahaan. Dikarenakan GA bertugas menyiapkan semua yang berhubungan dengan logistik dan perlengkapan, GA juga umum disebut divisi operasional.

Pada beberapa perusahaan tim GA berada di bawah pengawasan divisi umum, tetapi ada juga perusahaan yang memasukkan tim GA ke dalam tim HRD.

Di samping itu, general affair juga bertugas mengurus aset-aset fisik perusahaan di bawah pengawasan manajemen operasional termasuk melaporkan, mendata, membeli, mengkoordinasi, dan memelihara aset, sehingga posisi GA ini terhitung memiliki kedudukan penting di perusahaan dan hanya orang-orang berkualifikasi yang dipercaya mengisi jabatan ini.

Baca juga: 4 Cara Mudah Mengurutkan Data di Excel secara Otomatis

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Peran general affair dalam sebuah perusahaan bisa terbilang krusial. Jika general affair tidak ada, aktivitas produksi dan operasional perusahaan akan berantakan. Lantas, apa saja tugas dan tanggung jawab utama dari general affair? Yuk, simak daftar berikut.

1. Membuat daftar kebutuhan dari setiap divisi untuk diajukan kepada manajemen operasional, jika sudah disetujui barang baru bisa dibeli.

2. Membayar tagihan-tagihan yang berkaitan dengan operasional perusahaan, seperti tagihan listrik, air, internet, servis aset, dan sebagainya.

3. Mengontrol dan mengurus aset perusahaan agar terpelihara dengan baik dan tidak cepat rusak. Selain itu, jika terdapat aset perusahaan yang mengalami kerusakan atau cacat, general affair akan melaporkannya kepada manajemen pengadaan untuk memperbaiki atau menggantinya dengan aset yang baru.

4. Bersama divisi manajemen pengadaan, merancang anggaran jika perusahaan berencana melakukan renovasi atau relokasi kantor. Di samping itu, general affair juga bertugas mengontrol proses pembangunan, menguji kelayakan material, dan menyiapkan logistik yang dibutuhkan selama masa pembangunan.

5. General affair juga membantu mengawasi perencanaan anggaran sebagai divisi yang bertanggung jawab pada aset dan logistik perusahaan.

6. Membuat laporan pertanggungjawaban yang berhubungan dengan kondisi aset dan beban keuangan yang dibayarkan setiap bulan kepada pihak manajemen dan eksekutif.

7. Menjalin relasi dan hubungan baik dengan supplier dan stakeholder perusahaan.

8. Mengatur perizinan kepada pihak ketiga di luar perusahaan.

Baca juga: Pahami Product Life Cycle dan Penerapannya dalam Karier

Kualifikasi yang Dibutuhkan Menjadi General Affair

Menjadi seorang general affair bisa terbilang cukup sulit, sebab tanggung jawabnya besar. Orang yang mengisi posisi ini harus bisa membuat keputusan yang nantinya keputusan tersebut akan berpengaruh pada perusahaan.

Oleh karena itu, perusahaan akan melakukan seleksi ketat pada kandidat yang melamar posisi ini. Sebagian besar perusahaan-perusahaan besar menetapkan standar khusus untuk kandidat general affair. Nah, kira-kira apa saja kemampuan paling penting yang dibutuhkan untuk mengisi posisi ini?

1. Keterampilan Manajemen dan Administrasi

Seorang general affair dituntut untuk menguasai kemampuan manajemen. Dari kemampuan manajemen ini, general affair dapat mengelola aset, memitigasi risiko kerusakan, hingga berani mengambil keputusan besar yang berpengaruh pada perusahaan. Contohnya seperti bertanggung jawab pada pembelian aset dan perancangan anggaran.

Selain skill manajemen, seorang general affair juga harus memiliki kemampuan administrasi, sebab mereka juga punya tugas untuk mendata barang dan aset perusahaan.

2. Kemampuan Problem Solving

General affair wajib memiliki kemampuan problem solving yang baik, karena risiko pekerjaannya sangat tinggi. Sekecil apapun masalah yang dilakukan dapat berdampak besar pada operasional perusahaan secara keseluruhan.

Jika general affair sudah memiliki kemampuan problem solving mumpuni, proses dan kemajuan kerja tim akan lebih cepat selesai meski sedang menghadapi suatu masalah.

3. Mahir dalam Berkomunikasi

Lingkup pekerjaan general affair menuntut mereka harus berinteraksi dan menjalin kerja sama dengan berbagai divisi lain. Maka dari itu, seorang general affair wajib menguasai kemampuan komunikasi.

Dari cara berkomunikasi inilah general affair akan lebih mudah membangun relasi dengan rekan lain dan dipercaya untuk mengambil keputusan-keputusan besar. Selain itu, dengan memiliki keterampilan komunikasi yang baik juga akan memperkecil potensi konflik dengan pihak lain.

Baca juga: Seperti Apa Contoh Perencanaan Karier yang Baik? Mari Kita Cari Tahu Di Sini

Jenjang Karir General Affair

Berkarier sebagai general affair bisa dibilang cukup menjanjikan karena jenjang kariernya yang jelas. Perusahaan biasanya akan menilai performa setiap staff. Jika staff tersebut berhasil mencapai KPI yang diharapkan, perusahaan akan memberikan peluang promosi ke jabatan yang lebih tinggi. Berikut ini peluang karier general affair dari level junior hingga ke level tertinggi.

1. Staff General Affair

Staff general affair merupakan jenjang karier paling awal yang biasanya diperuntukkan fresh graduate. Pekerjaan utama staff general affair adalah memfasilitasi logistik dan kebutuhan-kebutuhan setiap departemen serta memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

2. Manager General Affair

Jenjang selanjutnya adalah manager general affair atau supervisor. Sebagai manajer, tugas utamanya adalah mengawasi staff di lapangan, memantau hasil pekerjaan staff, dan melakukan evaluasi jika staf melakukan kekeliruan.

Dikarenakan jabatan manajer berada di middle management, manajer juga bertanggung jawab membuat perencanaan kerja tim, memotivasi staf agar performanya meningkat, merekrut staff baru, dan membuat laporan pertanggungjawaban.

3. Head General Affair

Kemudian di level paling tinggi ada head general affair atau kepala bidang general affair. Tugas utamanya adalah bertanggung jawab pada kinerja dan fungsi general affair di perusahaan secara keseluruhan.

Head general affair juga berperan pada pengambilan keputusan yang strategis dan menjadi perantara antara tim dengan pihak eksekutif.

Jadi, general affair adalah bidang pekerjaan yang bertanggung jawab pada pemeliharaan, pengelolaan, penyiapan, hingga pembelian logistik dan aset perusahaan. Posisi ini sangat krusial karena berpengaruh pada produktivitas perusahaan, terutama jika perusahaan tersebut bergerak di bidang manufaktur.

Nah, setelah mengetahui profesi ini lebih dalam, apakah kamu tertarik berkarier sebagai general affair? Tenang saja, kamu bisa meningkatkan keterampilanmu dalam manajemen, problem solving, dan komunikasi dengan ikut kelas sertifikasi Program Corporate Training dari MyEduSolve. Kamu bisa dapatkan info lebih lanjut di MyEduSolve. 

Sumber:

What is General Affairs? Definition and Responsibilities https://www.clockster.com/what-is-general-affairs-definition-and-responsibilities (Diakses Agustus 2024)