4 Cara Mudah Mengurutkan Data di Excel secara Otomatis

Sebelum data dijadikan sebuah laporan, penting untuk mengurutkannya terlebih dahulu agar memudahkan pembacaan dan analisis data. Namun data di Microsoft Excel seringkali dimasukkan secara acak. Bagaimana cara menanganinya?

Tidak perlu khawatir jika kamu belum memahami cara mengurutkan data di Excel. Sebenarnya, mengurutkan data di Excel tidaklah sulit. Langkah-langkahnya cukup sederhana. Kamu dapat melakukannya dengan dua cara: mengurutkan seluruh data dalam spreadsheet atau hanya baris dan kolom tertentu.

Untuk mempelajari lebih lanjut, MyEduSolve akan menjelaskannya dibawah ini. Simak sampai selesai ya!

Cara Mengurutkan Data di Excel dengan Mudah

Kamu bisa mengurutkan data di Microsoft Excel berdasarkan berbagai indikator. Data yang kamu miliki bisa diurutkan berdasarkan urutan abjad, angka tertinggi ke terendah, atau waktu terlama ke terbaru. Tidak hanya itu, kamu juga bisa mengurutkan data sesuai format tabelnya, seperti warna font, rangkaian ikon, warna tabel, atau pengurutan kustom lainnya.

Baca juga: 6 Macam-Macam Rumus Excel Sederhana untuk Pekerjaanmu

Lantas, bagaimana cara mengurutkan data di Excel agar lebih rapi saat dilihat? 

Kamu bisa menggunakan fitur ‘Sort & Filter’ atau ‘Advanced Filter’ yang tersedia di Microsoft Excel. Untuk mempelajari lebih lanjut, ikuti beberapa panduan berikut ini: 

1. Berdasarkan Urutan Abjad, Angka atau Waktu

Jika kamu ingin mengurutkan data dari besar ke kecil atau sebaliknya, kamu bisa menggunakan cara ini. Mengurutkan data berdasarkan abjad, angka, dan waktu adalah metode pengurutan data yang paling umum dilakukan. Prosesnya juga cukup sederhana, asalkan data yang kamu punya telah diformat dengan benar agar tidak terjadi kesalahan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

• Seleksi tabel, baris atau kolom yang ingin diurutkan.

• Buka tab ‘Data’, kemudian pilih grup ‘Sort and Filter’.

• Pilih salah satu antara ikon A ke Z atau Z ke A. Ikon A ke Z menunjukkan urutan naik, sedangkan Z ke A menandakan urutan turun.

• Data sudah diurutkan sesuai urutan naik atau turun.

2. Berdasarkan Warna Sel, Warna Font atau Ikon

Kamu mungkin menandai rentang sel, kolom atau baris dalam tabel sesuai warna, baik sel maupun font. Data seperti ini juga bisa diurutkan sesuai warna atau rangkaian ikonnya. Caranya seperti berikut ini:

• Seleksi kolom, baris, atau tabel yang ingin diurutkan.

• Buka menu ‘Sort and Filter’, kemudian klik ‘Sort’ hingga muncul kotak dialognya.

• Pada menu ‘Sort by’, pilih kolom yang ingin diurutkan.

• Pada menu ‘Sort On’, pilih opsi format warna atau ikon yang ingin diurutkan.

• Pada menu ‘Order’, pilih jenis urutannya.

Jika kamu ingin mengurutkan data berdasarkan warna sel, warna font, atau ikon lainnya, klik 'Add Level', dan ulangi langkah-langkah di atas.

Baca juga: Apa Perbedaan Data Analyst dan Data Scientist?

3. Mengurutkan Data di Minimal Dua Kolom atau Baris

Selanjutnya, kamu juga bisa mengurutkan data secara berkelompok sesuai nilai yang sama. Misalnya, saat input jumlah penjualan berdasarkan produk yang sama. Kamu harus mengurutkan data produknya dahulu dan mengelompokkannya, baru mengurutkan jumlah penjualannya.

• Pilih sel secara acak dalam rentang data, kemudian klik ‘Sort’ dalam tab ‘Data’. Tunggu hingga kotak dialognya muncul.

• Pilih kolom pertama yang ingin diurutkan dalam menu ‘Sort by’.

• Pada menu ‘Sort On’, pilih jenis pengurutan datanya, apakah berdasarkan nilai, warna sel, warna font, atau ikon.

• Pilih opsi pengurutan naik atau turun pada menu ‘Order’.

• Klik ‘Add Level’ untuk menambahkan kolom lainnya yang ingin diurutkan. Ulangi langkah tiga sampai lima di atas.

• Klik ‘OK’.

4. Mengurutkan Data Kustom

Jika kamu ingin menggunakan urutan data secara kustom atau data khusus yang sudah kamu tentukan sendiri, seperti 'Tinggi, Sedang, Rendah', kamu dapat mengurutkannya secara otomatis. Namun, kamu harus membuat Custom List terlebih dahulu sebelum melakukan pengurutan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

• Buat nilai yang ingin diurutkan di bagian sheet yang kosong sesuai urutan yang diinginkan.

• Seleksi data range tersebut. Kemudian pilih ‘File’ > ‘Options’ > ‘Advanced’ > ‘General’ > ‘Edit Custom Lists’.

• Pada kotak dialog ‘Custom List’, klik ‘Import’. Klik ‘OK’ dua kali.

Setelah membuat custom list, barulah kamu bisa mengurutkan datanya. Buka kotak

dialog ‘Sort’, kemudian pilih kolom yang ingin diurutkan pada ‘Sort by’. Di bagian

‘Order’, pilihlah opsi ‘Custom List’ sesuai yang telah dibuat. Terakhir, klik ‘OK’.

Untuk menghindari kesalahan saat mengurutkan data, pastikan untuk menghapus spasi di sebelum dan sesudah teks formula ya! Selain itu, pastikan data yang ingin kamu urutkan sebagai teks telah diubah ke dalam format teks, dan sebaliknya, jika data berupa huruf dan ingin diurutkan sebagai angka, ubah terlebih dahulu format huruf menjadi angka.

Demikian penjelasannya, kamu bisa meningkatkan kemampuanmu dalam menggunakan Microsoft dengan mengikuti sertifikasi Microsoft Office Specialist dari MyEduSolve. 

Sertifikasi ini diakui secara internasional, dan setara dengan 150 jam pengalaman penggunaan software tersebut dalam kehidupan sehari-hari. 

Yuk, ikuti sertifikasinya untuk pengembangan kariermu di kantor sekaligus meningkatkan kemahiranmu di Microsoft Excel!