Cara Membuat Mailing Excel dengan Mudah dan Cepat

Apakah kamu sedang bingung bagaimana caranya mengirim surat dengan jumlah penerima yang sangat banyak?

Jika kamu menggunakan Excel atau Word, fitur yang bisa membantumu untuk menjawab pertanyaanmu adalah menggunakan mail merge.

Fitur yang mirip dengan mailing list ini bisa memudahkan kamu mengirimkan surat hanya dengan switch data nama penerimanya dan langsung mencetaknya.

Maka dari itu, kali ini MyEduSolve akan menjelaskan kepadamu pengertian, fungsi, serta cara membuat mail merge secara mudah dan cepat.

Simak penjelasannya berikut ini, ya!

Baca juga: Panduan Belajar Excel untuk Para Pemula

Apa Itu Mail Merge

Mail merge adalah fitur yang biasa digunakan di Word dan Excel untuk membuat surat, sertifikat, amplop, undangan, hingga dokumen tertentu.

Menggunakan fitur ini dapat memudahkanmu untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama, hanya dengan beberapa langkah mudah dan cepat.

Misalkan, kamu bisa membuat undangan rapat karyawan di Word dengan memasukan data informasi identitas karyawan dari Excel, walaupun kedua file tersebut memiliki format yang berbeda.

Sehingga, mengetahui mail merge sangat penting bagi kamu pekerja kantoran karena fitur ini bisa menjadi andalan jika kamu butuh memformat sebuah surat serta dokumen dalam waktu yang cepat.

Maka dari itu, keunggulan utama dalam menggunakan mail merge adalah prosesnya cepat, mudah, serta sederhana sesuai dengan database Excel milik pengguna.

Fungsi Mail Merge

Business to Finance menjelaskan, saat menggunakan mail merge kamu akan merasakan beberapa fungsi hebatnya sehingga bisa membantu menyelesaikan pekerjaanmu dengan gampang, yaitu:

1. Sebagai cara yang paling efisien untuk mengirim surat atau email secara massal

2. Kamu memegang kendali penuh dalam pembuatan serta pengiriman surat

3. Fitur mail merge akan menjaga serta meningkatkan konsistensi dalam komunikasi

4. Dapat menghemat uang serta waktu

5. Membantu membuat dokumen serta materi untuk marketing yang sesuai dengan kebutuhan

Cara Membuat Mail Merge

Kamu sekarang sudah mengetahui pengertian dan fungsi dari mail merge, sekarang mari ketahui bagaimana caranya untuk membuat fitur tersebut.

Untuk memulainya, kamu bisa mengikuti langkah-langkahnya berikut ini:

1. Buka Word dan klik opsi Mailings pada bar Menu, lalu kamu pilih Start Mail Merge untuk menemukan cara mail merge yang sesuai.

2. Ada beberapa contoh format mail merge yang tersedia, seperti Letters, Email Messages, Envelopes, Labels, dan List, sehingga kamu bisa pilih sesuai kebutuhanmu.

3. Jika sudah menentukan format, kamu bisa menuliskan naskah pada Worksheet yang telah disediakan.

4. Berikutnya, pilih Select Recipient dan klik Use Existing List untuk memilih sumber data Excel yang akan dimasukan ke dokumen Word.

5. Pada umumnya dalam satu file Excel terdapat beberapa sheets Excel yang tersedia, kamu bisa pilih sheets yang sesuai dengan tujuanmu dan klik OK.

6. Atur tata letak di dokumen Word untuk menempatkan data Excelnya, kemudian letakkan kursor di sebelah data Excel dan pilih Insert Merge Field.

7. Tahap berikutnya adalah pengecekan format pada dokumennya, untuk mengecek keseluruhannya bisa pilih opsi Preview Results.

8. Langkah terakhir adalah menyimpan file mail merge jika dirasa isi dokumen sudah benar dengan klik Finish & Merge.

9. Pilih Edit Individual Document agar hasil akhir dokumennya bisa disimpan satu per satu sesuai data yang ada, selain itu kamu juga bisa pilih Print Document kalau ingin langsung print dokumen tanpa di simpan.

Baca juga: 7 Rumus Excel yang Wajib Dikuasai di Dunia Kerja

Demikian penjelasannya, MESFriend! Kamu bisa makin mahir menggunakan Excel dengan ikut program sertifikasi Microsoft Office Specialist!

Melalui video pembelajaran dengan harga mulai dari 1 Jutaan saja, kamu bisa mendapatkan sertifikasi yang diakui secara internasional dan ASLI dari Microsoft, lho! 

Bagaimana cara mendapatkan sertifikat Microsoft Office Specialist? Kamu bisa mendapatkannya melalui program sertifikasi di sini, ya!