5 Tugas Project Manager Dalam Bisnis

Project manager selalu menjadi peran penting dalam bisnis, dan semakin penting seiring berjalannya waktu. Jika kamu mempertimbangkan untuk berkarier sebagai project manager, maka kamu harus memahami tanggung jawab dan tugas project manager terlebih dahulu.

Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai apa yang dilakukan oleh project manager, termasuk tanggung jawab utamanya.

Tugas Project Manager

Dalam arti luas, project manager (PM) bertanggung jawab untuk merencanakan, mengatur, dan mengarahkan penyelesaian proyek tertentu untuk suatu organisasi sambil memastikan proyek ini tepat waktu, sesuai anggaran, dan dalam ruang lingkup yang sesuai.

Dengan mengawasi proyek yang kompleks dari awal hingga selesai, project manager memiliki potensi untuk membentuk lintasan organisasi, membantu mengurangi biaya, memaksimalkan efisiensi perusahaan, dan meningkatkan pendapatan.

Tugas pasti dari seorang project manager akan bergantung pada industri, organisasi, dan jenis proyek yang ditugaskan kepada mereka. Namun secara keseluruhan, semua project manager berbagi tanggung jawab pada seluruh, apa yang biasa disebut sebagai, "project life cycle", yang terdiri dari lima fase (atau proses):

• Inisiasi

• Perencanaan

• Pelaksanaan

• Pemantauan dan Pengendalian

• Penyelesaian

Meskipun mungkin kelima tugas di atas terlihat seperti "langkah", tetapi sebenarnya bukan. Sebaliknya, ini adalah tugas dan tanggung jawab utama dari seorang project manager yang akan dilakukan berulang-ulang.

Di bawah ini, kami melihat lebih dekat setiap fase (atau proses) project life cycle, serta tanggung jawab berbeda yang mungkin dimiliki oleh project manager di masing-masing fase.

Baca Juga: Pengertian Project Management dan Tahapan Pengerjaannya

1. Inisiasi

Project manager memulai setiap proyek baru dengan mendefinisikan tujuan utama dari proyek tersebut, tujuannya, dan ruang lingkupnya. Mereka juga mengidentifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal utama, mendiskusikan harapan bersama, dan mendapatkan otorisasi yang diperlukan untuk menjalankan proyek.

Penting untuk diketahui bahwa project manager tidak melakukan ini sendiri. Seringkali, seorang project manager tidak ditugaskan sampai sebagian besar pekerjaan dari sebuah proyek telah berjalan dengan baik.

2. Perencanaan

Setelah penugasan dilakukan, project manager bekerja dengan pemangku kepentingan utama untuk membuat rencana proyek terintegrasi yang berfokus pada pencapaian tujuan yang sudah ditentukan.

Rencana yang dibuat selama proses ini membantu project manager mengawasi ruang lingkup, biaya, jadwal, risiko, masalah kualitas, dan komunikasi. Selama fase inilah project manager akan menguraikan hasil dan tonggak utama serta mengidentifikasi tugas yang harus diselesaikan masing-masing.

Penting untuk dicatat bahwa "perencanaan" proyek tidak benar-benar berakhir sampai proyek selesai. Rencana proyek harus diperlakukan sebagai dokumen hidup yang terus berkembang dan berubah sepanjang proyek berjalan.

Baca Juga: Ini Dia Skill yang Harus Dimiliki Seorang Project Manager

3. Pelaksanaan

Selama fase ini, anggota tim menyelesaikan pekerjaan yang telah ditugaskan dalam rencana proyek untuk mencapai tujuan proyek. Peran project manager adalah untuk melaksanakan pekerjaan ini dan untuk memastikan bahwa tugas yang telah diberikan diselesaikan sesuai jadwal. Project manager juga biasanya akan:

• Melindungi anggota tim dari gangguan

• Memfasilitasi penyelesaian masalah

• Memimpin tim dalam bekerja sampai proyek selesai, apalagi jika ada perubahan

4. Pemantauan dan Pengendalian

Meskipun terdaftar sebagai fase keempat, proses pemantauan dan pengendalian sebenarnya dimulai pada awal proyek dan berlanjut selama perencanaan, pelaksanaan, dan penyelesaian. Dalam fase pemantauan dan pengendalian, pekerjaan project manager meliputi:

• Memantau jalannya proyek

• Mengelola anggaran proyek

• Memastikan bahwa tujuan proyek tercapai

• Membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang sebelumnya direncanakan

Tentu saja, hal-hal jarang berjalan sesuai rencana. Oleh karena itu, seorang project manager harus cukup fleksibel untuk bekerja dalam rencana proyek dan juga siap beradaptasi bila diperlukan.

Baca Juga: Cara Praktis Membuat Project Management Plan

5. Penyelesaian

Selama fase ini, project manager berusaha untuk memastikan semua kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir terselesaikan. Selama proses penyelesaian proyek, project manager bertugas untuk:

• Bekerja dengan klien untuk mendapatkan persetujuan resmi bahwa proyek telah selesai

• Melepaskan semua sumber daya (anggaran atau personel) yang tidak lagi diperlukan untuk proyek

• Meninjau pekerjaan vendor atau mitra pihak ketiga untuk menutup kontrak mereka dan membayar tagihan mereka

• Mengarsipkan file proyek untuk referensi dan penggunaan di masa mendatang

Setelah proyek selesai, tinjauan pasca-implementasi sering digunakan untuk mengevaluasi jalannya proyek. Memahami apa yang berjalan dengan baik, apa yang dapat dilakukan secara berbeda, dan apa yang harus dihentikan dapat membantu menginformasikan dan meningkatkan praktik manajemen proyek ke depannya.

Bagaimana? Kamu sudah memahami apa saja tugas dari project manager? Jika kamu ingin mempelajari project manager secara lebih lanjut, kamu bisa mengikuti sertifikasi Project Management Ready dari MyEduSolve.

Semoga setelah membaca penjelasan tentang tugas project manager ini, kamu dapat memutuskan untuk mengejar karier di bidang ini kedepannya.