4 Tips Merapikan Format Tulisan Microsoft Word yang Berantakan dengan Cepat

Mengedit format Microsoft Word yang berantakan membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Hal ini tentu jadi pekerjaan yang merepotkan, apalagi jika sedang terburu-buru. Supaya waktumu tidak terbuang sia-sia hanya karena terlalu lama merapikan format dokumen, yuk baca artikel ini yang akan membahas cara merapikan tulisan di Word agar pekerjaanmu lebih efisien.

Penyebab Format Tulisan di Dokumen Jadi Berantakan

Saat kamu memindahkan tulisan dari dokumen format PDF ke Microsoft Word, biasanya kamu harus merapikan tulisannya terlebih dulu karena format tulisan seperti huruf, warna, dan ukurannya pasti jadi berantakan.

Format dokumen jadi berantakan biasanya disebabkan karena kamu membuka dokumen Microsoft Word dengan versi berbeda. Misalnya kamu membuat dokumen Word menggunakan versi Microsoft Word 2021 lalu membukanya dengan Microsoft Word 2003.

Cara Merapikan Tulisan di Dokumen Microsoft Word

Untungnya ada cara praktis untuk memperbaiki format tulisan Microsoft Word yang berantakan. Yuk, ikuti tips-tips berikut ini.

1. Mengedit di Text Editor

Kamu bisa mengubah dan menata ulang format tulisan yang berantakan menggunakan software text editor yang ada di perangkat komputer kamu.

Jika kamu menggunakan operating system dari Windows, software text editor yang tersedia adalah Notepad. Sedangkan jika kamu memakai operating system Mac, kamu bisa memakai text editor bernama TextEdit. Lalu bagaimana cara mengeditnya?

• Mengedit Menggunakan TextEdit

Untuk pengguna TextEdit, pertama-tama bukalah aplikasinya di perangkat komputermu. Lalu, klik tab Format di toolbar bagian atas.

Kemudian pilih Make Plain Text untuk membatalkan format tulisan yang membuat susunannya berantakan.

Setelah itu, kamu bisa mengedit spasi maupun karakter dari isi dokumennya supaya rapi seperti semula.

Baca juga: Sangat Mudah! Berikut 3 Cara Membuat Kop Surat di Word 

• Mengedit Menggunakan Notepad

Tapi bila kamu pengguna Windows, kamu bisa mengikuti cara berikut. Pertama, blok seluruh isi dokumen yang hendak kamu salin dengan menekan Ctrl+A, kemudian untuk menyalinnya tekan Ctrl+C.

Kedua, buka aplikasi Notepad yang sudah tersedia di Windows. Supaya cepat, kamu bisa mencarinya dengan mengetik ‘Notepad’ di search bar.

Ketiga, salin teks yang telah kamu copy dengan menekan Ctrl+V di lembar kerja Notepad.

Keempat, editlah isi dokumen sesuai dengan format semula. Setelah yakin, format sudah rapi dan sesuai, kamu salin lagi dengan tekan Ctrl+C.

Kelima, buka kembali dokumen di Microsoft Word, lalu tekan Ctrl+V untuk menempel salinan dokumen yang sudah dirapikan. Kamu pun akan melihat format tulisan sudah rapi dan enak dibaca.

2. Memilih Jenis Dokumen Saat Menyimpan

Penyebab umum format tulisan di Microsoft Word jadi berantakan karena orang membuka file di versi Microsoft yang berbeda.

Misalnya kamu mengerjakan tugas menggunakan Microsoft Word versi 2021, tapi kamu harus mencetak tugas tersebut di komputer perpustakaan yang memakai Microsoft Word versi 2003.

Kedua versi tersebut memiliki pengaturan dan fitur software yang berbeda sehingga menyebabkan adanya perubahan format tulisan. Alhasil isi dokumen yang kamu salin jadi berantakan.

Tenang saja, ada cara cepat untuk mengatasi masalah ini. Pertama, bukalah dokumen yang akan kamu cetak di Microsoft Word 2021.

Kedua, klik tab File yang terletak di toolbar atas dan pilih Save As. Ketiga, akan muncul dialog box dan terdapat kolom ‘Save as type’, kamu bisa memilih opsi Word 97-2003 Document.

Terakhir, klik Save, setelah itu kamu bisa membuka dokumen tersebut di Microsoft Word versi 2003, format dokumen sudah rapi dan tidak akan berantakan lagi.

Baca juga: Panduan Belajar Excel untuk Para Pemula

3. Memanfaatkan Fitur Find and Replace

Salah satu hack merapikan format dokumen yang spasinya berantakan adalah dengan memanfaatkan fitur find and replace yang sudah tersedia di Microsoft Word versi manapun.

Caranya sangat mudah, pertama-tama blok seluruh isi dokumen yang akan kamu edit dengan tekan Ctrl+A.

Kedua, pilih tab Home yang ada di toolbar bagian atas, lalu klik Clear Formatting di bagian ‘Styles’.

Ketiga, buka fitur ‘Find and Replace’ dengan menekan Ctrl+H. Keempat, isilah kolom ‘Find what:’ dengan spasi dua kali, sedangkan kolom ‘Replace with:’ diganti dengan spasi satu kali. Kelima, klik Replace All.

Jika format dokumen masih belum rapi, kamu bisa ulangi terus sampai munculnya dialog box berbunyi ‘0 replacement were made’. Artinya, format tulisan pada dokumen yang kamu edit sudah rapi.

4. Memakai Fitur Check Compatibility

Ternyata ada lagi fitur bawaan dari software Microsoft Word yang bisa dimanfaatkan untuk merapikan format dokumen, yaitu fitur Check Compatibility.

Caranya mudah saja, pertama, buka dokumen Microsoft Word yang akan kamu edit. Kedua, klik tab File dan klik Info. Ketiga, pilih Inspect Document, kemudian Check Compatibility.

Keempat, akan muncul dialog box dari Microsoft Word Compatibility Checker, kamu tinggal mencentang di bagian yang bertuliskan ‘Check compatibility when saving document’. Terakhir, klik OK.

Setelah itu, periksa kembali format dokumen yang sedang kamu edit untuk memastikan semuanya sudah rapi dan teratur seperti semula.

Baca juga: Bagaimana Cara Menghapus Page Break Di Word? 

Itu dia beberapa hack atau cara merapikan tulisan di Word secara kilat dan efisien. Bagaimana? Apakah kamu tertarik mencobanya? Jika kamu ingin menambah skill pengoperasian Microsoft Office, tidak ada salahnya mendaftarkan diri ke lembaga kursus berlisensi resmi.

MyEduSolve menyediakan bermacam-macam program sertifikasi resmi dari Microsoft yang membantu meningkatkan kompetensi agar bisa bersaing di dunia kerja, salah satunya Microsoft Word Associate. Tenang saja, sertifikat yang akan kamu dapatkan nanti berlaku seumur hidup. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, daftar sekarang dengan mengunjungi laman resmi MyEduSolve.

Sumber:

https://edu.gcfglobal.org