Tips dan Cara Membuat Struktur Organisasi Sederhana di Microsoft Excel

Struktur organisasi adalah bagan yang menunjukkan hierarki jabatan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Masing-masing jabatan memiliki perannya masing-masing untuk bekerja sama menjalankan bisnis. 

Nah, kamu bisa membuat bagan organisasi menggunakan software seperti Microsoft Excel. Dalam artikel ini akan membahas cara membuat struktur organisasi di Excel dengan cepat dan rapi. Yuk, belajar caranya di bawah ini!

Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah diagram yang menggambarkan informasi tentang urutan jabatan di sebuah perusahaan dalam bentuk ilustrasi yang strategis.

Pada umumnya struktur organisasi tersusun dari bangun datar dan garis yang saling terhubung satu sama lain dan membentuk seperti rantai.

Struktur organisasi sengaja dibuat agar orang-orang lebih mudah dalam memahami urutan, peran, dan hubungan antar divisi di perusahaan.

Dengan begitu para karyawan, terutama karyawan baru, akan mengetahui alur kerja perusahaan. Misalnya ketika mengajukan laporan dan proposal pada atasan, karyawan baru akan mendapat gambaran harus melapor dan mendapat persetujuan dari ketua divisi terlebih dulu sebelum memberinya pada manajer.

Memahami struktur ini sangat penting, tetapi apa jadinya jika karyawan tersebut belum dilengkapi dengan keahlian yang sesuai untuk berkomunikasi dan berkolaborasi efektif dalam struktur tersebut? MyEduSolve hadir untuk memberi solusi tersebut. Melalui program Generasi Siap Kerja, MyEduSolve memperkenalkan pelatihan khusus yang bertujuan untuk meningkatkan skill dan keahlian lulusan sekolah maupun perguruan tinggi agar tidak hanya siap memasuki dunia kerja, tetapi juga mampu berintegrasi dan berkontribusi efektif dalam struktur organisasi yang ada. Dengan demikian, lulusan tidak hanya siap secara teori tetapi juga praktik, sehingga transisi ke dunia kerja menjadi lebih lancar dan produktif.

Baca juga: Cara Membuat Chart atau Bagan di Microsoft Word 

Tips Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Excel

Membuat struktur organisasi tidaklah sulit, tetapi supaya hasilnya maksimal sebaiknya kamu mengikuti beberapa tips di bawah ini.

1. Buatlah Bentuk Bagan Sesimpel Mungkin

Sewaktu membuat struktur organisasi, jangan tulis terlalu banyak informasi pada kotak bagan. Tujuannya untuk memudahkan pembaca dalam memahami urutan dan jabatan dari struktur organisasi yang kamu buat.

Di samping itu, hindari memasukkan terlalu banyak bentuk bagan. Usahakan hanya pilih satu jenis bentuk agar tampilan struktur tidak terlalu ramai.

Tampilan struktur yang sederhana akan membantu penyampaian informasi yang lebih baik pada pembaca sehingga lebih mudah dipahami.

2. Gunakan Kata-Kata yang Jelas

Penting untuk menyertakan informasi di struktur organisasi dengan kata-kata yang singkat, padat, jelas, dan tidak ambigu. Biasanya dalam struktur organisasi, informasi yang tertulis hanya melingkupi nama dan jabatan di perusahaan.

Namun, kadang-kadang nama jabatan bisa terlalu panjang sehingga tidak muat dalam satu kotak. Solusinya ukuran tulisan bisa diperkecil atau menyingkat nama jabatannya. Misalnya Customer Service Team Leader, menjadi Team Lead atau Customer Service TL.

3. Gunakan Strategi dalam Mendesain

Meski struktur organisasi tidak memerlukan ketentuan desain yang kompleks, tapi tetap gunakan strategi dalam mendesain. Artinya, saat membuat struktur organisasi, kamu jangan mendesain secara asal agar informasi bisa tersampaikan dengan baik.

Pertama, gunakan hanya satu jenis bentuk struktur agar tampilan bagan tidak membingungkan. Kedua, untuk membedakan jabatan, kamu bisa menerapkan warna-warna yang berbeda. Contohnya, terapkan warna hijau untuk divisi pemasaran, warna merah untuk divisi keuangan, warna biru untuk divisi penjualan, dan seterusnya.

Baca juga: Cari Tahu Di Sini! Cara Membuat Struktur Organisasi di Word 

Keuntungan Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Excel

Dibandingkan dengan software lainnya, ada beberapa keuntungan yang bisa kamu rasakan kalau membuat struktur organisasi menggunakan Microsoft Excel. Apa sajakah itu?

1. Mudah Membagikannya secara Digital

Kalau kamu membuat desain struktur organisasi di Microsoft Excel, akan mudah bagimu untuk menyebarkannya secara digital. Kamu bisa mengirimkannya melalui e-mail, whatsapp, dan sebagainya.

2. Dapat Disimpan dalam Berbagai Format

Jika kamu mendesain struktur organisasi di Microsoft Excel, kamu bisa menyimpan desainnya dalam berbagai format, misalnya dalam bentuk PDF dan JPG.

3. Bisa Diedit Kapan Saja

Microsoft Excel memiliki fitur edit yang memungkinkan kamu untuk mengedit desain struktur organisasi kapan saja ketika dibutuhkan.

4. Sudah Ada Template

Terakhir, jika kamu membuat struktur organisasi dengan Microsoft Excel, kamu tidak perlu repot-repot mendesain dari awal, karena ada fitur SmartArt yang sudah menyediakan berbagai template bagan dan bisa kamu sesuaikan.

Baca juga: Sangat Mudah! Berikut 3 Cara Membuat Kop Surat di Word 

Cara Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Excel

Untuk membuat struktur organisasi, kamu bisa menggunakan berbagai macam software, salah satunya Microsoft Excel.

Meskipun Microsoft Excel utamanya adalah software pengolah data, tetapi aplikasi satu ini menyediakan fitur SmartArt yang memungkinkan pengguna membuat diagram, bagan, atau struktur organisasi sederhana.

Kira-kira bagaimana cara membuat struktur organisasi sederhana di Microsoft Excel? Caranya sangat mudah, kamu bisa ikuti langkah-langkah di bawah ini yang dapat dipraktekkan siapa saja bahkan oleh pemula sekalipun. Yuk, simak!

• Buka software Microsoft Excel yang tersedia di perangkat komputer atau laptop.

• Klik New, lalu klik Blank workbook jika ingin membuat struktur organisasi di lembar kerja baru. Namun, bila kamu ingin membuatnya di lembar kerja lama, klik Open dan pilih dokumen.

• Setelah lembar kerja terbuka, klik tab Insert.

• Klik SmartArt yang berada di kategori ‘Illustration’.

• Nanti akan muncul berbagai pilihan diagram dan bagan. Dikarenakan kamu hendak membuat struktur organisasi, maka pilih bentuk bagan hierarki dengan klik opsi Hierarchy.

• Setelahnya akan muncul template bagan di lembar kerja. Kamu bisa mulai mengisi setiap kotak sesuai dengan urutan struktur organisasi di tempat kamu bekerja.

• Apabila jumlah kotak pada template bagan masih kurang, kamu bisa menambahkannya secara manual melalui SmartArt tools. Caranya: klik tab Design, klik Add Shape, dan pilih bentuk bagan yang sesuai dengan template.

• Kalau sudah selesai dengan urutan strukturnya, kamu bisa memilih warna dan desain yang menarik untuk meningkatkan nilai visual. Contohnya membedakan warna dari masing-masing divisi.

• Jika sudah selesai, kamu bisa menyimpan struktur organisasi dengan tekan shortcut Ctrl + S.

Demikian penjelasan tips dan cara membuat struktur organisasi di Excel yang bisa kamu ikuti dan cocok dipraktekkan oleh pemula. Yuk, gabung kursus sertifikasi internasional Microsoft Excel Associate dari MyEduSolve untuk meningkatkan kemampuan kamu dalam mengoperasikan Microsoft Excel ke tingkat profesional. Dapatkan informasi menarik lainnya dengan mengakses laman resmi MyEduSolve.

Sumber:

lucidchart.com, How to Make an Org Chart in Excel (Diakses November 2023)