Ini Dia Rekomendasi Tools CRM Terbaik, dan Cara Memilihnya untuk Bisnis!

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan bukan lagi sekadar pilihan, melainkan sebuah keharusan.

Untuk membantu perusahaan mengelola interaksi dengan pelanggan secara lebih efisien, banyak bisnis kini mengandalkan tools CRM (Customer Relationship Management).

Tools ini berfungsi untuk menyimpan, mengolah, dan menganalisis data pelanggan sehingga strategi pemasaran, penjualan, dan layanan dapat berjalan lebih optimal.

Namun, dengan banyaknya pilihan tools CRM yang tersedia, memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis bisa menjadi tantangan tersendiri.

Setiap tools memiliki fitur dan keunggulannya masing-masing, sehingga penting untuk memahami mana yang paling cocok untuk operasional perusahaan.

Dalam artikel ini, MyEduSolve akan membahas rekomendasi tools CRM terbaik serta panduan memilihnya agar bisnis kamu dapat berkembang lebih efektif. Simak sampai habis ya!

Baca juga: Customer Relationship Officer: Peran, Skill, Gaji, dan Prospek Karier di 2025

Apa Itu Tools CRM?

Tools CRM (Customer Relationship Management) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu bisnis dalam mengelola hubungan dengan pelanggan.

Dengan tools ini, perusahaan dapat menyimpan, menganalisis, dan memanfaatkan data pelanggan untuk meningkatkan interaksi serta mengoptimalkan strategi pemasaran dan penjualan.

CRM merupakan strategi bisnis yang berfokus pada membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan. Fungsi dasarnya meliputi:

1. Menyimpan dan Mengelola Data Pelanggan: Semua informasi pelanggan, seperti riwayat transaksi dan preferensi, tersimpan dalam satu sistem.

2. Meningkatkan Interaksi dengan Pelanggan: Mempermudah komunikasi melalui berbagai saluran, seperti email, telepon, dan media sosial.

3. Menganalisis Perilaku Pelanggan: Membantu bisnis memahami kebutuhan pelanggan sehingga strategi pemasaran bisa lebih efektif.

4. Mengoptimalkan Proses Penjualan: Mempermudah tim sales dalam mengelola prospek, penawaran, dan tindak lanjut pelanggan.

Dengan tools CRM, bisnis dapat mengelola pelanggan secara lebih sistematis. Beberapa manfaat utama yang bisa diperoleh antara lain:

• Meningkatkan Efisiensi: Automasi tugas administratif seperti pencatatan data dan tindak lanjut pelanggan.

• Meningkatkan Loyalitas Pelanggan: Dengan layanan yang lebih personal dan responsif, pelanggan akan merasa lebih diperhatikan.

• Meningkatkan Penjualan: Data yang terorganisir membantu tim sales menargetkan prospek yang tepat dan menawarkan produk yang sesuai.

Salah satu aspek utama yang perlu dipertimbangkan dalam memilih CRM adalah sistem yang digunakan, apakah berbasis cloud atau on-premise. Berikut perbedaan antara keduanya:

1. CRM Berbasis Cloud

• Dapat diakses dari mana saja melalui internet.

• Tidak memerlukan infrastruktur server sendiri.

• Biaya lebih fleksibel dengan sistem berlangganan.

• Cocok untuk bisnis yang membutuhkan akses cepat dan fleksibel.

2. CRM On-Premise

• Sistem diinstal di server perusahaan sendiri.

• Lebih aman karena data tidak disimpan di cloud pihak ketiga.

• Memerlukan investasi awal yang lebih besar.

• Cocok untuk perusahaan yang ingin kontrol penuh atas data.

Memilih antara CRM berbasis cloud atau on-premise tergantung pada kebutuhan bisnis dan anggaran yang tersedia.

Jika mengutamakan fleksibilitas, CRM berbasis cloud lebih direkomendasikan. Namun, jika keamanan data menjadi prioritas utama, CRM on-premise bisa menjadi pilihan yang lebih baik.

Apa Saja Manfaat Menggunakan Tools CRM dalam Bisnis?

Tools CRM memberikan banyak manfaat yang bisa membantu kamu dalam mengelola bisnis dengan lebih efisien.

Dari otomatisasi proses hingga meningkatkan kepuasan pelanggan, tools ini dapat membantu bisnismu berkembang lebih cepat.

Berikut beberapa manfaat utama yang bisa kamu dapatkan:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional dan Automasi Proses

Dengan tools CRM, kamu bisa mengotomatisasi berbagai tugas administratif, seperti pencatatan data pelanggan, penjadwalan follow-up, dan pengiriman email.

Hal ini membuat operasional lebih efisien, sehingga kamu bisa lebih fokus pada strategi bisnis yang lebih besar.

2. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan

CRM membantu kamu memahami kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Dengan data yang tersimpan rapi, kamu bisa memberikan layanan yang lebih personal dan responsif, sehingga pelanggan merasa dihargai dan semakin loyal terhadap bisnismu.

3. Mengoptimalkan Manajemen Data Pelanggan dan Analisis Bisnis

Tools CRM menyimpan semua informasi pelanggan dalam satu sistem terpusat.

Kamu bisa dengan mudah menganalisis data pelanggan, memahami tren pasar, dan membuat keputusan bisnis yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat.

4. Meningkatkan Konversi dan Penjualan Lebih Cepat

Dengan fitur seperti pelacakan prospek dan otomatisasi tindak lanjut, tools CRM membantu kamu menargetkan calon pelanggan yang lebih potensial.

Proses penjualan pun menjadi lebih cepat dan peluang konversi semakin tinggi.

5. Mempermudah Kolaborasi Antar Tim (Sales, Marketing, Customer Support)

CRM memungkinkan tim sales, marketing, dan customer support bekerja sama dengan lebih efektif.

Dengan akses ke data pelanggan yang sama, setiap tim bisa memberikan pengalaman yang lebih konsisten dan terkoordinasi kepada pelanggan.

6. Mengurangi Kesalahan dalam Pengelolaan Data dan Follow-up Pelanggan

Kesalahan dalam pencatatan data atau kelalaian dalam melakukan follow-up bisa membuat bisnis kehilangan pelanggan potensial.

Dengan tools CRM, semua data tersimpan otomatis dan pengingat tugas membantu memastikan pelanggan mendapatkan perhatian yang mereka butuhkan.

Dengan berbagai manfaat ini, menggunakan tools CRM bisa menjadi langkah strategis bagi bisnismu untuk meningkatkan efisiensi, kepuasan pelanggan, dan pertumbuhan penjualan.

Apa Saja Fitur Utama yang Harus Dimiliki Tools CRM?

Saat memilih tools CRM, penting bagi kamu untuk memastikan bahwa tools tersebut memiliki fitur yang bisa mendukung bisnis dengan maksimal.

Berikut beberapa fitur utama yang harus ada dalam tools CRM agar bisnismu dapat berjalan lebih efisien dan terorganisir:

1. Manajemen Kontak dan Database Pelanggan

Tools CRM harus memiliki sistem yang memungkinkan kamu menyimpan, mengelola, dan mengorganisir data pelanggan secara terpusat.

Dengan fitur ini, kamu bisa dengan mudah melacak riwayat interaksi, preferensi pelanggan, serta detail kontak mereka, sehingga komunikasi dengan pelanggan menjadi lebih efektif.

2. Automasi Penjualan dan Manajemen Pipeline

Pipeline dalam CRM adalah tahapan proses penjualan yang melacak perjalanan prospek dari awal hingga menjadi pelanggan.

Dengan pipeline yang jelas, kamu bisa mengetahui status setiap prospek dan otomatisasi tugas seperti follow-up, pengiriman penawaran, serta pengingat untuk tim sales agar tidak melewatkan peluang bisnis.

3. Integrasi dengan Email, WhatsApp, dan Media Sosial

Agar komunikasi dengan pelanggan lebih efektif, tools CRM harus bisa terhubung dengan berbagai saluran komunikasi seperti email, WhatsApp, dan media sosial.

Dengan integrasi ini, kamu bisa mengelola semua interaksi pelanggan dalam satu platform tanpa harus berpindah aplikasi.

4. Laporan dan Analitik Performa Penjualan

Tools CRM yang baik menyediakan fitur laporan dan analitik untuk membantu kamu memahami performa bisnis.

Dengan fitur ini, kamu bisa melihat data penjualan, tingkat konversi, dan efektivitas strategi pemasaran, sehingga dapat membuat keputusan yang lebih tepat berbasis data.

5. Automasi Marketing dan Personalisasi Customer Journey

CRM yang memiliki fitur automasi marketing akan mempermudah kamu dalam menjalankan kampanye pemasaran.

Dari email marketing hingga pesan otomatis, fitur ini membantu menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih personal dan meningkatkan peluang konversi.

6. Omnichannel Support dan Manajemen Customer Service

Agar pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik, tools CRM harus mendukung layanan pelanggan melalui berbagai kanal komunikasi (omnichannel).

Dengan fitur ini, kamu bisa menangani pertanyaan atau keluhan pelanggan secara lebih cepat dan efisien, baik melalui email, live chat, WhatsApp, atau media sosial.

Memilih tools CRM dengan fitur yang lengkap akan sangat membantu bisnis dalam mengelola pelanggan, meningkatkan penjualan, dan memberikan layanan yang lebih baik.

Pastikan kamu memilih CRM yang sesuai dengan kebutuhan bisnismu agar operasional semakin optimal!

Baca juga: Market Research Adalah: Pengertian, Manfaat, Jenis, dan Cara Melakukannya Secara Efektif

Apa Saja Rekomendasi Tools CRM Terbaik untuk Bisnis?

Memilih tools CRM yang tepat sangat penting agar bisnis kamu bisa mengelola pelanggan dengan lebih efektif.

Berikut beberapa rekomendasi tools CRM terbaik berdasarkan kebutuhan bisnis:

1. CRM untuk Bisnis Kecil dan Startup

• HubSpot CRM

HubSpot CRM adalah pilihan tepat untuk bisnis kecil karena gratis dan mudah digunakan.

Kamu bisa menyimpan data pelanggan, mengatur jadwal follow-up, dan mengirim email otomatis tanpa biaya tambahan.

• Zoho CRM

Zoho CRM cocok untuk UKM yang ingin fitur lengkap dengan harga terjangkau.

CRM ini punya kecerdasan buatan (AI) yang membantu menganalisis data pelanggan dan memberikan saran strategi penjualan.

Zoho CRM juga terintegrasi dengan berbagai aplikasi bisnis lain seperti Google Workspace dan WhatsApp.

• Pipedrive

Jika bisnismu fokus pada penjualan, Pipedrive bisa membantu mengatur pipeline dengan lebih rapi.

CRM ini memudahkan tim sales dalam melacak prospek dan menutup penjualan lebih cepat.

2. CRM untuk Perusahaan Skala Menengah dan Enterprise

• Salesforce

Salesforce adalah salah satu platform CRM paling populer di dunia, terutama untuk perusahaan besar.

Dengan fitur analisis data, otomatisasi marketing, dan integrasi dengan banyak aplikasi, bisnis bisa lebih mudah memahami pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Dengan fleksibilitas yang tinggi, Salesforce memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

• Microsoft Dynamics 365

Jika perusahaan kamu sudah menggunakan produk Microsoft seperti Office 365, Microsoft Dynamics 365 adalah pilihan terbaik.

CRM ini terintegrasi dengan berbagai layanan Microsoft, termasuk AI berbasis Azure untuk analisis data dan otomatisasi tugas.

Dengan fitur analitik yang canggih, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memahami pelanggan dengan lebih baik.

• SugarCRM

SugarCRM cocok untuk perusahaan yang ingin sistem CRM yang bisa dikustomisasi.

Tools ini memungkinkan bisnis untuk mengatur strategi pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan sesuai kebutuhan.

3. CRM dengan Fokus Automasi Marketing

• ActiveCampaign

ActiveCampaign membantu bisnis mengotomatisasi pemasaran, terutama lewat email.

Kamu bisa mengirim pesan otomatis ke pelanggan berdasarkan aktivitas mereka, sehingga promosi lebih tepat sasaran.

• Keap (Infusionsoft)

Keap cocok untuk bisnis yang ingin mengelola pelanggan dengan lebih detail.

CRM ini bisa membagi pelanggan ke dalam kategori tertentu, sehingga pesan pemasaran bisa lebih personal.

• Creatio

Creatio membantu bisnis mengotomatiskan seluruh proses pemasaran dan penjualan.

Kamu bisa mengatur alur kerja tanpa perlu keahlian coding, sehingga lebih mudah digunakan.

4. CRM dengan Fokus Layanan Pelanggan dan Omnichannel

• Freshsales

Freshsales adalah CRM yang dikembangkan oleh Freshworks dan dirancang untuk bisnis yang ingin meningkatkan layanan pelanggan.

CRM ini dilengkapi dengan AI bernama Freddy yang dapat membantu dalam penilaian prospek, analisis data, serta otomatisasi tugas customer support.

• Bitrix24

Bitrix24 adalah CRM gratis yang menawarkan fitur lengkap, termasuk manajemen customer service dan integrasi dengan WhatsApp.

Dengan fitur omnichannel, bisnis dapat mengelola komunikasi pelanggan dari berbagai platform dalam satu tempat, sehingga interaksi menjadi lebih terorganisir dan responsif.

• Mekari Qontak

Mekari Qontak adalah CRM buatan Indonesia yang sudah terintegrasi dengan WhatsApp Business API.

Dengan fitur seperti chatbot, otomatisasi pesan, serta pelacakan interaksi pelanggan, Qontak sangat cocok untuk bisnis yang ingin meningkatkan layanan pelanggan melalui berbagai kanal komunikasi.

Bagaimana Cara Memilih Tools CRM yang Tepat untuk Bisnis?

Agar CRM benar-benar membantu bisnis kamu, memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan sangat penting.

Berikut cara memilih CRM yang tepat agar bisnismu lebih efisien dan berkembang lebih cepat:

1. Tentukan Kebutuhan Bisnismu

Setiap bisnis punya kebutuhan yang berbeda. Sebelum memilih CRM, pastikan kamu tahu untuk apa CRM tersebut akan digunakan:

• Jika fokus utama adalah penjualan, pilih CRM yang punya fitur untuk mengatur proses penjualan secara otomatis.

Dengan fitur ini, kamu bisa lebih mudah mencari calon pelanggan, melihat progres penjualan, dan meningkatkan peluang sukses dalam menjual produk.

• Jika bisnismu butuh dukungan pemasaran, pilih CRM dengan automasi marketing, email campaign, dan segmentasi pelanggan.

Dengan fitur ini, kamu bisa mengirim promosi ke pelanggan yang tepat secara otomatis.

• Jika ingin meningkatkan layanan pelanggan, cari CRM yang punya chatbot, sistem tiket, dan integrasi WhatsApp atau media sosial.

Dengan begitu, pertanyaan pelanggan bisa ditangani lebih cepat dan profesional.

• Jika ingin semua fitur dalam satu sistem, pilih CRM all-in-one yang mencakup sales, marketing, dan customer service.

Memilih CRM sesuai kebutuhan akan membuat bisnis kamu lebih efisien tanpa membuang biaya untuk fitur yang tidak diperlukan.

2. Pilih CRM yang Bisa Diintegrasikan dengan Tools yang Sudah Digunakan

Pastikan CRM yang kamu pilih bisa terhubung dengan tools yang sudah sering kamu pakai, seperti:

• WhatsApp Business API untuk komunikasi pelanggan

• Email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign, dll.) untuk kampanye promosi

• E-commerce (Shopify, Tokopedia, WooCommerce, dll.) untuk mengelola pesanan pelanggan

• Software akuntansi (Jurnal, Xero, QuickBooks, dll.) untuk pencatatan keuangan bisnis

Jika CRM bisa langsung terhubung dengan tools yang kamu gunakan, kamu tidak perlu repot memindahkan data secara manual dan semua pekerjaan bisa berjalan lebih lancar.

3. Pastikan CRM Bisa Berkembang Seiring Bisnismu

Saat bisnis masih kecil, kamu mungkin hanya butuh fitur sederhana. Tapi, bagaimana jika bisnismu berkembang pesat dalam satu atau dua tahun ke depan?

Jangan sampai kamu harus mengganti CRM karena yang lama tidak bisa menampung pertumbuhan bisnis. Pastikan CRM yang kamu pilih bisa:

• Menambah jumlah pengguna tanpa biaya besar

• Menyimpan lebih banyak data pelanggan

• Memiliki fitur yang bisa ditingkatkan sesuai kebutuhan bisnis

Contohnya, HubSpot CRM dan Zoho CRM punya versi gratis yang cocok untuk bisnis kecil, tapi juga menyediakan paket berbayar dengan fitur lebih canggih saat bisnis berkembang.

4. Pertimbangkan Biaya dan Keuntungan yang Didapatkan

CRM bisa membantu bisnis, tapi jika biayanya terlalu mahal tanpa memberikan keuntungan yang jelas, hal tersebut bisa jadi beban. Sebelum memilih CRM, pertimbangkan:

• Harga langganan bulanan atau tahunan: Bandingkan dengan fitur yang diberikan, apakah sepadan?

• Keuntungan jangka panjang (ROI): Apakah CRM ini bisa membantu meningkatkan penjualan atau mempercepat pekerjaan tim?

• Biaya tambahan: Beberapa CRM mungkin memerlukan biaya untuk pelatihan tim, integrasi, atau fitur tambahan.

Misalnya, jika CRM berharga Rp500.000 per bulan tapi bisa meningkatkan penjualan hingga Rp10 juta, maka itu investasi yang bagus. Tapi kalau CRM mahal tapi tidak memberikan dampak signifikan, sebaiknya cari alternatif lain.

5. Coba Versi Gratis atau Demo Sebelum Berlangganan

Sebelum memutuskan untuk membeli CRM berbayar, manfaatkan versi gratis atau uji coba (free trial) yang ditawarkan.

Hal penting untuk memastikan CRM mudah digunakan dan cocok dengan bisnis kamu. Beberapa CRM yang menawarkan versi gratis atau demo:

• HubSpot CRM: Gratis dengan fitur dasar yang cukup untuk bisnis kecil.

• Bitrix24: Gratis dengan integrasi WhatsApp dan fitur customer service.

• Zoho CRM: Uji coba gratis selama 15 hari untuk fitur premium.

Dengan mencoba dulu, kamu bisa melihat apakah CRM ini sesuai dengan kebutuhan tanpa harus membayar di awal.

Bagaimana Cara Mengukur Keberhasilan Implementasi CRM?

Setelah menggunakan CRM, penting untuk mengetahui apakah sistem tersebut benar-benar membantu bisnis kamu.

Berikut beberapa cara untuk mengukur keberhasilan implementasi CRM:

1. Melihat Peningkatan Penjualan dan Konversi Pelanggan

CRM yang efektif seharusnya bisa membantu meningkatkan jumlah pelanggan yang membeli produk atau menggunakan layanan kamu.

Periksa apakah tingkat konversi dan total penjualan meningkat setelah CRM diterapkan.

2. Mengevaluasi Efisiensi Operasional

Cek apakah CRM membantu tim bekerja lebih cepat dan efisien. Misalnya, apakah waktu yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti prospek lebih singkat? Apakah otomatisasi CRM mengurangi pekerjaan manual tim sales dan customer service?

3. Menganalisis Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan

CRM yang baik akan meningkatkan pengalaman pelanggan. Perhatikan apakah ada peningkatan dalam rating kepuasan pelanggan, jumlah pelanggan yang kembali membeli, atau durasi hubungan pelanggan dengan bisnis kamu.

4. Memantau Akurasi dan Manfaat Data Pelanggan

CRM harus membantu mengelola dan menganalisis data pelanggan dengan lebih baik. Cek apakah laporan dan analisis yang dihasilkan lebih akurat dan mudah digunakan untuk mengambil keputusan bisnis.

5. Mengukur ROI (Return on Investment) dari CRM

Bandingkan biaya yang dikeluarkan untuk CRM dengan keuntungan yang dihasilkan. Jika CRM membantu meningkatkan penjualan, mempercepat pekerjaan tim, dan mengurangi kesalahan data, berarti investasi CRM sudah memberikan hasil yang positif.

Dengan memantau indikator-indikator ini, kamu bisa memastikan bahwa implementasi CRM benar-benar memberikan manfaat bagi bisnis dan bukan hanya menjadi beban tambahan.

Pentingnya Sertifikasi dalam Pengelolaan CRM dan Data Pelanggan

Sertifikasi dalam pengelolaan CRM dan data pelanggan bisa menjadi nilai tambah bagi kamu yang ingin lebih ahli dalam menggunakan sistem CRM.

Dengan sertifikasi yang tepat, kamu bisa memahami cara kerja CRM secara lebih mendalam dan mengoptimalkan penggunaannya untuk bisnis.

1. Mengapa Sertifikasi Penting dalam Mengoptimalkan CRM?

• Meningkatkan Kredibilitas dalam Mengelola Sistem CRM

Dengan memiliki sertifikasi, kamu bisa membuktikan bahwa kamu benar-benar menguasai cara menggunakan CRM secara profesional.

Hal ini bisa menjadi nilai tambah jika kamu bekerja di bidang sales, marketing, atau customer service.

• Memahami Teknik Optimasi CRM dengan Analisis Data yang Lebih Akurat

Sertifikasi juga membantu kamu memahami cara menganalisis data pelanggan dengan lebih baik.

Dengan teknik yang tepat, kamu bisa mengelola data pelanggan lebih efisien, meningkatkan strategi pemasaran, dan membuat keputusan bisnis yang lebih akurat.

2. Rekomendasi Sertifikasi untuk Profesional CRM dan Data Management

Sertifikasi Microsoft Dynamics 365 Fundamentals CRM: MB-910 Certification cocok bagi kamu yang ingin menguasai CRM berbasis Microsoft Dynamics 365, yang banyak digunakan oleh perusahaan besar.

Dengan sertifikasi ini, kamu akan belajar cara mengelola data pelanggan, mengoptimalkan proses penjualan, dan meningkatkan layanan pelanggan menggunakan platform Microsoft.

Mendapatkan sertifikasi yang sesuai bisa membantu kamu mengembangkan karier dan meningkatkan keahlian dalam mengelola CRM.

Jika kamu ingin lebih kompetitif di dunia kerja atau menjalankan bisnis dengan lebih profesional, mempertimbangkan sertifikasi CRM adalah langkah yang tepat!

Baca juga: KOL Marketing, Strategi Efektif Digital Marketing dan Cara Mengoptimalkannya!

Dengan memilih tools CRM yang tepat, bisnis kamu bisa lebih efisien dalam mengelola pelanggan, meningkatkan penjualan, dan memberikan layanan terbaik. Jadi, pastikan kamu memilih CRM yang sesuai dengan kebutuhan agar bisnismu semakin berkembang!

Tingkat keahlianmu dalam mengelola CRM dan data pelanggan dengan mendaftarkan dirimu ke program sertifikasi di shop MyEduSolve untuk meningkatkan kredibilitas dan peluang kariermu!

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi situs web MyEduSolve. Semoga bermanfaat!