Panduan Lengkap Excel Data Validation dan Drop-down List di Excel

Dalam mengolah data di Excel, seringkali kita membutuhkan cara yang bisa lebih menghemat waktu. Microsoft Excel menawarkan berbagai fitur canggih untuk mempermudah pekerjaan, salah satunya adalah Data Validation. 

Fitur ini membantu menjaga keakuratan data, serta meningkatkan efisiensi pekerjaan. Dengan Data Validation, kamu bisa menghindari kesalahan input data yang seringkali terjadi dalam pengolahan data besar. 

Ingin tahu lebih lanjut apa yang dimaksud dengan Excel Data Validation? Yuk, pelajari selengkapnya dalam artikel di bawah ini!

Baca juga: Ketahui Apa Saja Fitur di Microsoft Excel Beserta Fungsinya

Pengertian Excel Data Validation

Excel Data Validation atau Validasi Data Excel adalah fitur di Microsoft Excel yang digunakan untuk membatasi tipe data atau nilai yang dapat dimasukkan ke dalam sebuah sel atau rentang sel.

Dengan Data Validation, kamu bisa mengontrol jenis data yang akan dimasukkan ke dalam sel. Seperti menetapkan aturan atau kriteria tertentu sehingga hanya data yang valid saja yang dapat dimasukkan.

Misalnya, kamu bisa mengatur agar sel hanya bisa diisi dengan angka, tanggal, atau teks saja, atau bahkan menyediakan daftar pilihan yang bisa dipilih tanpa perlu mengetiknya secara manual.

Data Validation Excel Untuk Apa?

Validasi data sangat berguna jika kamu ingin memasukkan banyak data secara akurat. Dibawah ini adalah beberapa fungsi dari data validation di excel:

1. Membatasi tipe data yang dimasukkan

Misalnya, hanya memperbolehkan angka, tanggal, atau teks saja yang diinput ke dalam sel.

2. Membatasi nilai yang dimasukkan

Misalnya, hanya memperbolehkan nilai antara 0% dan 100%.

3. Membuat daftar pilihan yang dapat dipilih oleh pengguna

Misalnya, membuat drop-down list untuk memilih jenis kelamin, status, atau kategori lainnya.

Baca juga: 7 Rumus Excel yang Wajib Dikuasai di Dunia Kerja

Bagaimana Cara Data Validation di Excel?

Setelah memahami pengertian dan fungsinya, sekarang saatnya mencari tahu bagaimana cara menggunakan Data Validation di Excel.

Fitur ini sangat berguna untuk memastikan data yang kamu masukkan benar dan konsisten, sehingga memudahkan analisis dan mengurangi kesalahan input. Berikut adalah cara menggunakan Data Validation di Excel:

Cara Menggunakan Excel Data Validation

1. Buka file excel yang sudah berisi data yang kamu butuhkan. Misalnya seperti berikut:

   
   

Source: MyEduSolve

2. Blok sel atau rentang sel yang ingin kamu terapkan Data Validation.

3. Buka tab Data > lihat bagian Data Tools > klik opsi Data Validation, atau gunakan shortcut Alt + A + V + V.

   
   

Source: Ablebits.com

4. Di dialog box yang muncul, pilih jenis validasi sesuai kriteria yang diinginkan. Misalnya, pilih "Whole Number" jika kamu ingin memvalidasi angka utuh.

5. Isi dialog box sesuai kebutuhan. Jika memilih angka, atur batas nilai minimum dan maksimum pada dialog box. Misalnya seperti berikut:

   
   

Source: MyEduSolve

6. Kamu juga bisa menambahkan pesan peringatan untuk memberitahu pengguna tentang aturan validasi. Pilih tab Error Alert dan tambahkan pesan yang diinginkan.

   
   

Source: MyEduSolve

7. Setelah mengatur semua parameter, klik OK untuk menyimpan pengaturan.

8. Selesai!

Sekarang, sel atau rentang sel yang kamu pilih akan mengikuti aturan validasi yang telah ditetapkan.

Berikut adalah contoh warning yang akan kamu dapatkan jika menginput data yang salah:

Source: MyEduSolve

Apa itu Drop down list di Excel?

Dengan menggunakan fitur Data Validation, kamu juga bisa membuat drop-down list. Drop-down list di Excel adalah fitur yang digunakan untuk memilih nilai dari daftar pilihan yang telah disediakan, tanpa perlu mengetikkan nilainya secara manual.

Fitur ini memudahkan pengisian data dan mempercepat pekerjaan. Drop-down list sangat berguna untuk mengelola data dengan banyak opsi, seperti jenis kelamin, status, atau kategori lainnya.

Lalu, apa yang dilakukan untuk membuat isian berupa drop-down list? Simak penjelasan berikut!

Cara Membuat Drop-down List di Excel

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat drop-down list di Excel:

1. Blok sel atau rentang sel di mana kamu ingin menempatkan drop-down list.

2. Buka tab Data > lihat bagian Data Tools > klik opsi Data Validation, atau gunakan shortcut Alt + A + V + V.

3. Di dialog box yang muncul, pada tab Settings, pilih "List".

4. Di kotak Source, masukkan rentang sel yang berisi item daftar (misalnya, =$B$2:$B$3) atau ketik item yang dipisahkan oleh koma (misalnya, Pria, Wanita).

   
   

Source: MyEduSolve

5. Setelah mengatur kriteria, klik OK untuk menyimpan pengaturan.

Baca juga: Cara Membuat Diagram Batang di Microsoft Excel untuk Pemula

Langkah langkah memfilter data di Excel

Di excel, kamu juga bisa melakukan filter data. Fungsinya agar kamu hanya bisa melihat data yang memenuhi kriteria tertentu dan menyembunyikan data yang tidak relevan. Berikut adalah langkah-langkah untuk memfilter data di Excel:

1. Klik di mana saja dalam rentang data yang ingin difilter. Pastikan rentang data memiliki header (judul kolom) yang jelas.

2. Buka tab Data > Sort & Filter > klik Filter, kemudian Excel akan menambahkan panah drop-down di setiap kolom header.

3. Klik panah drop-down di kolom header yang ingin kamu filter. Pilih nilai atau kriteria filter yang diinginkan. Misalnya:

• Pilih Nilai: Centang atau hapus centang pada nilai yang ingin ditampilkan atau disembunyikan.

• Filter Berdasarkan Kriteria: Pilih opsi seperti "Number Filters", "Text Filters", atau "Date Filters" untuk menetapkan kriteria khusus. Misalnya, kamu bisa memilih "Greater Than" untuk angka, "Contains" untuk teks, atau "Before" untuk tanggal.

4. Setelah memilih nilai atau kriteria filter, klik OK. Excel akan menampilkan hanya baris yang memenuhi kriteria filter tersebut.

Kemudian, jika kamu ingin menghapus aturan data validation bagaimana caranya? Sangat mudah! Kamu bisa mengikuti cara-cara berikut:

Cara Menghapus Data Validation di Excel

Untuk menghapus Data Validation, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih sel atau rentang sel yang ingin dihapus aturan validasinya.

2. Buka tab Data > lihat bagian Data Tools > klik opsi Data Validation, atau gunakan shortcut Alt + A + V + V.

3. Klik Clear All di dialog box yang muncul

4. Setelah itu, klik OK untuk menyimpan perubahan.

Selesai! Data Validation pada sel yang dipilih telah dihapus.

Itulah penjelasan tentang Excel Data Validation. Mudah bukan? Jika kamu ingin lebih mahir dalam mengoperasikan Microsoft Excel, kamu bisa mengikuti Sertifikasi Microsoft Office Specialist Excel Associate dari MyEduSolve.