Mengenal Microsoft Outlook: Pengertian, Kegunaan, Fitur, Kelebihan dan Kekurangan

Kamu pasti pernah mendengar tentang microsoft outlook, bukan? Atau mungkin kamu salah satu penggunanya? Yuk kenali lebih jauh tentang aplikasi mail client yang paling banyak digunakan saat ini. Simak artikel berikut sampai habis ya, MESFriend!

Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah salah satu alat komunikasi yang dikembangkan oleh Microsoft dan merupakan bagian dari Microsoft Office Suite. 

Karena terintegrasi dengan Office Suite, pengguna Outlook dapat langsung mengakses dan mengedit dokumen Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint dari dalam aplikasi Outlook ini.

Outlook juga menyediakan layanan email, kalender, tugas, dan kontak. 

Aplikasi ini dirancang untuk membantu penggunanya mengelola komunikasi dan jadwal mereka agar lebih efisien, sehingga Outlook cocok digunakan bagi kamu yang kesulitan mengatur hal-hal yang berkaitan dengan email. 

Baca juga: Seberapa Penting Menguasai Microsoft Office di Dunia Kerja?

Apa Saja Kegunaan Microsoft Outlook?

1. Mengelola Email

Dengan Outlook, kamu dapat mengakses, mengirim dan menerima email secara mudah. Fitur-fitur seperti penyusunan inbox, filter email, dan penjadwalan pengiriman email yang dimiliki Outlook dapat membantu kamu dalam mengatur dan menjaga inbox agar tetap terorganisir dengan rapi.

2. Mengatur Jadwal Rapat dengan Mudah

Dilengkapi dengan fitur kalender yang canggih, kamu dapat dengan mudah mengatur jadwal kerja, rapat, atau acara penting lainnya. Kamu juga bisa mengundang orang lain ke dalam rapat melalui fitur undangan rapat yang disediakan Outlook. Hal ini akan memudahkan kamu dalam mengatur jadwal rapat antar tim atau rekan kerja. 

3. Mengatur Kontak

Outlook juga dapat menyimpan dan mengelola kontak secara terstruktur, seperti alamat email, nomor telepon, dan alamat lengkap. Kamu dapat mencari dan berinteraksi dengan kontak-kontak yang tersimpan dalam aplikasi secara mudah.

Baca juga: 2 Cara Aktivasi Microsoft Office 365, Dijamin Berhasil!

4. Mengelola Tugas-Tugas

Selain email dan kalender, Outlook dapat membantu kamu mengelola tugas-tugas yang harus diselesaikan. Kamu bisa membuat, mengedit, dan menandai tugas-tugas yang perlu dikerjakan kemudian menyimpannya di cloud.

Fitur-Fitur Microsoft Outlook 

Seperti yang telah dijelaskan, Microsoft Outlook menawarkan beragam fitur yang dapat memudahkan kamu dalam mengelola tugas sehari-hari dengan lebih mudah dan efisien. Mulai dari calendar sharing, @mention, e-mail scheduling, dan masih banyak lagi. 

Kali ini, MyEduSolve akan memberitahu kamu beberapa fitur Outlook yang masih jarang diketahui banyak orang, simak baik-baik ya!

1. Autotext: mengirim email balasan dengan cepat menggunakan template teks.

2. Scheduling Assistant: Menjadwalkan pertemuan/rapat dengan mudah.

3. Calendar Automation: Menambahkan informasi yang lebih rinci dari email ke dalam kalender secara otomatis.

4. Ignore Messages: Mengabaikan pesan-pesan tertentu agar tidak mengganggu kotak masuk utama.

5. File Attachment Reminder: Memberikan notifikasi ketika kamu lupa melampirkan file saat mengirim email.

6. To-Do Lists: Mengelola daftar tugas dan memperhatikan tenggat waktunya.

7. Customizations: Mengubah format dan tampilan email untuk berbagai email penting.

8. Keamanan dan Privasi : Melindungi dari penyalahgunaan email, virus dan pencurian data.

Baca juga: Microsoft Office Adalah Software yang Masih Digunakan Perusahaan!

Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Outlook

Kelebihan:

1. Terintegrasi dengan produk Microsoft lainnya.

2. Membantu mengelola komunikasi menjadi lebih efisien.

3. Keamanan informasi terjaga karena Outlook menyediakan fitur keamanan untuk melindungi data penggunanya dari ancaman cyber. 

4. Dapat mengelola banyak akun email dari berbagai penyedia layanan, seperti Microsoft Exchange, Office 365, Gmail, Yahoo Mail, dan lainnya.

Kekurangan:

1. Ruang penyimpanan (storage) yang terbatas untuk versi gratis.

2. Beberapa pengguna mungkin mengalami kesulitan dalam memahami fitur-fitur yang kompleks di Microsoft Outlook.

3. Penggunaan Outlook di Indonesia masih jarang, sehingga kebanyakan orang lebih familiar dengan Gmail atau Yahoo.

Demikianlah penjelasan tentang Microsoft Outlook. Apakah kamu tertarik untuk mencoba atau beralih ke Outlook?

Kamu juga bisa loh lebih expert dalam menggunakan Outlook dengan mengikuti Sertifikasi Microsoft Outlook di MyEduSolve. Dengan sertifikasi ini, kamu akan mendapatkan pengetahuan lebih mendalam tentang penggunaan Outlook dan kemampuanmu akan diakui secara resmi.

Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, kunjungi halaman web MyEduSolve sekarang! Daftar dan temukan program sertifikasi lainnya!

Referensi

7 hal hebat yang tidak Anda ketahui tentang Outlook, https://support.microsoft.com/id-id/office/7-hal-hebat-yang-tidak-anda-ketahui-tentang-outlook-314cf31f-5cf9-4643-bc50-6d444107c6ae (Diakses 5 Maret 2024)

Apa itu Outlook? Pengertian dan cara menggunakannya, https://www.rumahweb.com/journal/apa-itu-outlook-adalah/ (Diakses 5 Maret 2024)